Как фасилитация помогает в решении HR-задач

Сразу оговоримся: фасилитация подойдет не всем. Если в вашей компании авторитарная культура управления, строгая командная иерархия, а все решения спускаются сверху и не особенно обсуждаются, то фасилитация не для вас.

Если же у вас здоровые отношения внутри команды (или команд), то методы фасилитации помогут сделать командную работу еще лучше, быстрее, эффективнее и продуктивнее. А всем ее членам — чувствовать себя нужными и важными сотрудниками, вклад которых в общее дело по-настоящему ценен.

Представьте типичное совещание в компании. Вы собрались в переговорной обсудить важный вопрос и сообща принять решение. Час обсуждали, говорили, спорили — но в результате ни к чему не пришли.

Или онлайн-встреча в Zoom, когда компания работает на удаленке. Задача: сгенерировать новые идеи по обновлению продукта. Руководитель просит всех высказаться, а отвечает всего несколько активных человек, пока другие «отсиживаются в тени».

Еще пример — отчет о реализованном проекте. Традиционно его представляет один сотрудник, который подготовил презентацию. Он рассказывает о результатах, иногда читает со слайдов, остальные слушают и украдкой сидят в телефонах, чтобы другие не заметили их степень «вовлеченности».

Но разве так мы себе представляем продуктивные встречи и командную работу?

Простыми словами, фасилитация — это процесс обсуждения, который направляет фасилитатор, чтобы сделать его максимально эффективным. Если более научно, то:

Цель фасилитации — помочь группе прийти к результату, опираясь на собственный опыт участников.

Роль фасилитатора — помочь каждому участнику думать наилучшим образом. Для этого фасилитатор побуждает их к полноценному участию, способствует взаимопониманию и культивирует чувство общей ответственности. На эту роль выбирают человека, который:

• пользуется уважением в коллективе и может следить за обсуждением, не переходя в позицию участника;
  
  
• владеет навыками работы с группой, умеет следить за таймингом и включать разные методы фасилитации;
  
  
• обладает системным видением, комплексным мышлением.
  
  

Практика показывает, что под эти критерии отлично подходит HR-менеджер. Часто именно к нему руководители компании обращаются с просьбой улучшить командное взаимодействие, повысить вовлеченность и лояльность сотрудников.

HR-менеджеры, кроме функции управления персоналом, еще и взаимодействуют с другими функциями и отделами компании, находясь на пересечении смысловых и коммуникационных путей. Фасилитация помогает выстраивать эти коммуникации быстрее, четче, результативнее и с бОльшим вовлечением сотрудников.

Владеющий инструментами фасилитации HR-менеджер может выполнять свою роль быстрее и лучше, и это повышает его стоимость на рынке труда. Если посмотреть на тенденции, то мы видим, что будущее — за управленческими командами. Сила бизнеса — в групповом принятии решений, командной работе, а фасилитация позволяет это эффективно реализовать. Начать можно с внедрения элементов фасилитации в компании, которые легко встроить в повседневные HR-задачи.

Приведем несколько примеров из практики компании Dell EMC, где давно и активно применяют фасилитацию.

Раньше в компании по итогам ежегодного исследования вовлеченности собирались руководители и сами решали, что делать с результатами. Когда же внедрили фасилитацию, то провели сессию с инициативной группой сотрудников, обсуждая, как результаты исследования вовлеченности можно использовать для улучшения жизни в офисе.

Сначала провели большую общую сессию по сбору идей. Затем сформировалась инициативная группа, которая реализовывала выбранные идеи. С ними уже проводили короткие сессии, где договаривались, как реализовывать мини-проекты и представлять результаты. По итогам исследования следующего года стало видно, что жизнь в офисе улучшилась по всем параметрам.

Тем, что люди охотнее реализуют свои идеи, чем чужие, директивно спущенные кем-то сверху. Это уже воспринимается не как «обязаловка от руководства», а как то, что ты сам придумал и действительно хочешь видеть в компании.

И второй момент: фасилитация помогает собрать идеи с большого количества человек. Если все начнут высказываться по одному и бессистемно, то обсуждение будет долгим и рискует скатиться в балаган и хаос. Фасилитатор же знает механизмы сбора идей и мнений в большом коллективе и может синхронизировать всех участников.

В фасилитации есть методы, которые пробуждают в людях креативность. В Dell EMC на глобальном уровне проводился конкурс технологических инноваций: нужно было предложить свои решения по определенным заданиям.

А в локальном офисе организовывали сессии-брейнштормы, которые помогали коллегам «думать друг о друга» и предлагать идеи. Задачей было повысить количество предложений на технологический конкурс и увеличить число участников в их генерации. Через групповую работу удалось найти идеи даже тем, у кого изначально их не было, и кто не знал, с какой стороны подойти к решению заданий конкурса.

Разработать стратегию, придумать миссию и описать ценности — любые задачи про будущее компании. Чтобы ценности, миссия или стратегия отражали реальность, а не были маркетинговыми красивыми словами, нужно объединить сотрудников и собрать их общее видение.

В отличие от предыдущей категории задач, эта — про ретроспективный взгляд. Можно представлять результаты проекта «по старинке» в виде скучной презентации. А можно построить встречу на совместном учебном эффекте, обсуждая, чему каждый научился в этом проекте, что получилось реализовать, а что нет, и что нужно сделать в следующий раз иначе.

С фасилитационными техниками можно проводить сессии для улучшения отношений в команде. Это своего рода тимбилдинг, но не про «прыжки в мешке», а про «больше узнать друг о друге и договориться о правилах совместной работы». Совместно выработанные принципы будут откликаться каждому, а значит, больше вероятности, что им будут следовать.

Специфика работы HR-менеджера такова, что нередко приходится разрешать конфликтные ситуации. Приведем пример кейса по сложному взаимодействию, в котором помогут навыки фасилитации.

Дано: торговая компания.

Конфликтная ситуация: сотрудники бухгалтерии и отдела продаж по-разному видят процесс предоставления первичных документов (договор, акт, счет) в срок и в полном объеме. Менеджеры считают, что их задача — продажи и прибыль компании, а бумаги второстепенны. Сбор документов отвлекает их от процесса продаж, что может сказаться на невыполнении планов.

Бухгалтер считает, что важно правильно оформить и подписать все документы, потому что без них клиент может в любой момент вернуть деньги, а компания понесет убытки и получит штрафы.

В такой ситуации каждый по-своему прав. Как ее разрешить?

Нужно создать условия, в которых участники услышат аргументы друг друга, сформируют возможные варианты решения, устраивающие обоих. Важно, чтобы участники не перешли на взаимные обвинения, а после встречи ушли с пониманием, что они находятся на одной стороне — обеспечения финансового благополучия и безопасности компании, а не на противоположных.

Внедряя элементы фасилитации в компании, помните, что на эти изменения, как и любые другие, нужно время. А также учитывайте пять следующих параметров.

1. Корпоративная культура — не авторитарная, а поддерживающая активное включение сотрудников в принятие решений.
   
   
2. Базовый уровень доверия сотрудников к компании, готовность говорить и обсуждать.
   
   
3. Понимание, что полученный во время фасилитационной сессии план нужно реализовывать. Если этого не делать, то у сотрудников появляется разочарование в инструментах: в дальнейшем будет сложно привлекать людей к новым встречам и обсуждениям.
   
   
4. Четкое разделение ролей: если я фасилитатор, то я организатор и направляющий процесса, а не его участник или заказчик.
   
   
5. Заинтересованность руководителя в идеях сотрудников. Можно не участвовать в генерации идей, но нужно поддерживать свою включенность в процесс.
   

Мы рассмотрели задачи, для решениях которых HR-менеджеру пригодятся инструменты фасилитации, хотя это еще далеко не все. Исходя из них, можно уверенно сказать, что фасилитация — критически важный навык настоящего и будущего для HR (кстати, включен в «Атлас новых профессий»). Ее уже практикуют ведущие мировые и российские компании, а кто еще не практикует, тот планирует внедрять.

В связке с digital-инструментами фасилитация превращает скучные совещания в увлекательный процесс сотворчества. Интерактивные инструменты геймифицируют обсуждение, вовлекают людей в общение, пробуждают в них интерес и желание выразить свое мнение, придумать что-то новое. Командная работа сейчас в тренде и востребованность методов фасилитации будет только расти со временем.