Как пересмотреть изменения огструктуры в кризис

Готовность к изменениям и быстрому реагированию на меняющиеся рыночные и экономические условия наблюдались и ранее, однако 2020 год обострил эти тенденции. Как следствие, практически каждая компания переживает аудит процессов и оптимизацию структурных элементов.

Все изменения в компании должны проводиться при непосредственном участии собственника бизнеса и команды топ-менеджеров. Задача HR службы в этом процессе — обеспечить тыл для компании по части планирования и оперативного изменения оргструктуры, вовлечению сотрудников в процесс оптимизации и «обкатки» бизнес-процессов компании.

Оргструктура — это не только описание иерархических взаимоотношений в компании, но и правильно выстроенные взаимодействия между сотрудниками. Изменения в ней направлены на пересмотр и оптимизацию управленческих процессов для повышения прибыльности бизнеса и роста результативности сотрудников компании для оптимального и более точечного управления процессами. При изменении оргструктуры, вероятнее всего, будет пересмотрена стратегия компании, а точнее элементы по ее достижению. В то же время при изменении стратегии компании оргструктура непременно будет претерпевать изменения, причем не всегда ощутимые.

Для начала проведите аудит внешних и внутренних факторов, чтобы ответить себе на вопрос: «какие ресурсы есть у компании здесь и сейчас?».

Здесь как никогда важна командная работа, так как анализ нужно проводить «по всем фронтам», учитывая мнения и первого лица компании, и сотрудников. Структурировать информацию о себе можно, ответив на вопросы:

1. Чем мы занимаемся?
   
   
2. Какие у нас взаимоотношения внутри компании (корпоративная культура, скорость принятия решений, насколько активно приживаются новшества)?
   
   
3. Как принимаются решения, и, главное, кто умеет принимать решения?
   
   
4. Насколько внешняя среда агрессивна или лояльна, насколько часты изменения в отрасли?
   
   

Подобный анализ обязательно выведет к пониманию и определению текущей ситуации и, как следствие, к выявлению проблем и формированию желаемого видения будущего, ответу на вопрос «А как мы хотим».

Анализ текущей ситуации и соотношение с желаемым видением будущего это и есть GAP-анализ, который показывает, какие разрывы есть между компанией сегодня и компанией в позитивном будущем. Во время анализа попробуйте визуализировать данные и привлекать топ-менеджеров компании как для конструктивной критики, так и для мобилизации ресурсов компании – человеческих, административных, финансовых.

На основе GAP-анализа, то есть выявленных разрывов между реальностью и желаемым результатом, топ-менеджерами компании обычно и формируются способы решения проблем, производится планирование дальнейших шагов. Распределение ответственности и закрепление ролей драйверов процесса изменений, закрепление контрольных точек замера также должно следовать по итогам проведения GAP-анализа. Хорошим способом получить новые идеи решения выявленным проблем является брейнсторминг с активистами и просто неравнодушными сотрудниками.

Вовлечение рядовых сотрудников в мозговой штурм и генерирование идей наравне с топ-менеджерами, принесет дополнительную пользу: как показывает практика, у сотрудников возрастает лояльность к компании, повышается эффективность взаимодействия внутри коллектива. На волне подобной «заряженности» персонала как раз самое время внедрять принятые решения – будь то покорение новых рынков, формирование нового отдела, или напротив, расформирование департаментов и вывод продукта с рынка. Как минимум, HR-службе и руководителям подразделений придется меньше сталкиваться с процессами сопротивления изменениям внутри коллектива. Важными моментами будут внутренние коммуникации, постоянное информирование сотрудников, напоминание и озвучивание целей компании: куда и для чего мы идем. Для этих целей важно популяризировать корпоративные ресурсы (сайт, блог руководителя).

Движение – это жизнь, а отсутствие изменений в бизнесе зачастую является признаком стагнации компании. Изменения структуры, особенно в кризисный год, это перманентный процесс движения, не имеющий конца: рождается решение, внедряется в структуру, получает обратную связь – и процесс повторяется снова – рождается решение, которое внедряется в структуру.