Фотография рабочего дня: возможности, виды и этапы проведения

В этом случае на помощь приходит инструмент контроля рабочего времени — фотография рабочего дня. Это возможность проанализировать, на какие задачи уходит рабочее время персонала. За счет сбора детализированной, зафиксированной во времени информации можно буквально по минутам увидеть, чем занят сотрудник в течение рабочего дня.

Фотография рабочего времени — это не только инструмент управления численностью, но и способ увидеть слабые места во всей деятельности компании. Для этого необходимо:

Фотография рабочего дня особенно эффективна при внедрении нового оборудования, которое автоматизирует рабочие процессы. Она позволяет определить реальную потребность в персонале, а также число сотрудников, которые освобождаются от работы в результате автоматизации и изменении технологического процесса.

Создание фотографии рабочего времени вручную — трудозатратный процесс. Кроме того, можно получить «общий снимок»: в отчете будут фигурировать ничего не говорящие данные. Например, «Переписка по электронной почте» или «Работа с документами». При этом, мы не сможем увидеть, что сотрудник посредством «работы с электронной почтой» занимался личными делами (специфику введенных поисковых интернет-запросов при сборе вручную не увидеть).

Сейчас у нас есть выбор и можно использовать автоматизированные решения для проведения фотографии рабочего дня. Но для использования современных инструментов важно учесть ряд условий:

При соблюдении этих условий можно получить впечатляющие данные о работе персонала. Автоматизированные формы сбора не только экономят временные и трудовые ресурсы компании, но и дают более наглядную и детализированную картину

Сейчас, когда большая часть сотрудников работает на компьютерах, используются программы мониторинга. Эти ПК-приложения не только собирают подробную статистику, но и анализируют продуктивность работника, выявляя причины потерь рабочего времени.

В результате проведения такого мониторинга у руководителя появляется объективная картина деятельности сотрудников, отношения персонала к служебным обязанностям и проблемные зоны, мешающие эффективности работы.

Этот инструмент можно применять для отдельных сотрудников и целых групп.

Наблюдение идет за одним работником, что помогает изучить его работу в мельчайших деталях.

Наблюдение за работой нескольких сотрудников, которых объединяет общий производственный процесс. Групповая фотография дает возможность оценить эффективность взаимодействия и согласованность работы внутри группы. Также можно определить, насколько загружен каждый из членов группы и выяснить причины потерь продуктивности.

Относится к индивидуальной фотографии, но выделяется в отдельный вид. Это самый комфортный для сотрудника, но наименее объективный формат. Наблюдение ведет сам работник, и руководителю приходится полагаться на его честность. В качестве подтверждения у сотрудника запрашивают фото, видео, скриншоты или документы. Но и это не делает самофотографию достаточно надежным методом: результаты могут искажаться, т.к. на саму фиксацию работник тоже тратит свое время.

Основная цель на первом этапе — уточнение вида выполняемых работ, исходя из специфики работы конкретного отдела. Это могут быть работы организационного характера, работы с типовыми документами, работы с документами высокой сложности, прочие затраты рабочего времени.

Второй этап — регистрация всех операций и затраченного на них времени в течение рабочего дня. Отмечаются временные рамки начала и окончания каждого вида работ, с точностью до одной минуты. Отдельно оформляется каждый элемент работы или перерыва. Фиксация всей информации проводится в наблюдательных листах, который заполняются ежедневно на каждого сотрудника. Чтобы данные были более объективными и надежными, рекомендуется проводить фотографию рабочего времени на протяжении нескольких дней.

На финальном этапе вычисляются временные затраты по каждой операции.

Для фиксации данных во время проведения фотографии рабочего дня используют бланк стандартной формы. В нем указываются данные о должности сотрудника, его подразделении и поэтапно фиксируются все рабочие операции с обязательным уточнением времени, которое было на них потрачено.

Под таблицей подводится общий итог: подсчитывается время, которое потребовалось сотруднику на подготовку и завершение рабочих операций, а также количество перерывов. Далее бланк передается на подпись сотруднику и после этого — вышестоящему руководству.

Фотография рабочего времени показывает каждую операцию в деталях, благодаря чему можно увидеть все нюансы и проблемные зоны во взаимодействии отделов.

На основе данных, полученных в результате этого мониторинга, можно сделать выводы не только об эффективности работы сотрудников, но и увидеть слабые места в бизнес-процессах компании. Этот инструмент дает полную объективную картину рабочего процесса.

Поэтому следующий шагом после анализа результатов становится разработка рекомендаций по устранению выявленных недостатков. Как минимизировать потери рабочего времени, как сократить затраты на малоэффективные работы, как убрать лишние звенья в рабочем процессе — на эти вопросы руководителю будет легче найти ответ, имея на руках актуальные данные.

И проводя такую работу по организации труда, изменяя бизнес-процессы, можно не только повысить эффективность работы сотрудников, но и производительность всей компании.