МЕНЮ
Блог

Фотография рабочего дня: возможности, виды и этапы проведения

Татьяна Полищук
Заместитель начальника Управления по работе с персоналом, Gazprom International. Преподаватель курса «Нормирование труда и управление численностью»
Мечта любого руководителя — чтобы сотрудники компании были одинаково вовлеченными и работали с высокой производительностью. На практике все иначе: HR-специалистам часто приходится разбираться с причинами невыполнения планов и решать вопросы управления численностью.
В этом случае на помощь приходит инструмент контроля рабочего времени — фотография рабочего дня. Это возможность проанализировать, на какие задачи уходит рабочее время персонала. За счет сбора детализированной, зафиксированной во времени информации можно буквально по минутам увидеть, чем занят сотрудник в течение рабочего дня.

Фотография рабочего времени — это не только инструмент управления численностью, но и способ увидеть слабые места во всей деятельности компании. Для этого необходимо:
1
собрать и обработать всю исходную информацию, которая касается рациональности использования рабочего времени (в том числе, установить непроизводительные затраты, прямые и косвенные потери рабочего времени).
2
проанализировать полученные данные и провести объективную оценку структуры рабочего времени.

Какие возможности дает фотография рабочего дня?

  • Проконтролировать действия сотрудника и оценить его эффективность.

  • Детально рассмотреть все затраты рабочего времени, выявить наиболее затратные виды операций.

  • Точно оценить ценность отдельной штатной единицы.

  • Выявить проблемные места во взаимодействии между отделами.

  • Определить лишние функции, выполняемые персоналом.

  • Установить причины невыполнения норм и планов.

  • Повысить дисциплину сотрудников при работе на ответственном проекте.

  • Изучить опыт "передовиков" и найти способ улучшить организацию труда.
Фотография рабочего дня особенно эффективна при внедрении нового оборудования, которое автоматизирует рабочие процессы. Она позволяет определить реальную потребность в персонале, а также число сотрудников, которые освобождаются от работы в результате автоматизации и изменении технологического процесса.

Как автоматизировать проведение фотографии рабочего дня

Создание фотографии рабочего времени вручную — трудозатратный процесс. Кроме того, можно получить «общий снимок»: в отчете будут фигурировать ничего не говорящие данные. Например, «Переписка по электронной почте» или «Работа с документами». При этом, мы не сможем увидеть, что сотрудник посредством «работы с электронной почтой» занимался личными делами (специфику введенных поисковых интернет-запросов при сборе вручную не увидеть).

Сейчас у нас есть выбор и можно использовать автоматизированные решения для проведения фотографии рабочего дня. Но для использования современных инструментов важно учесть ряд условий:
1
Большая часть процесса должна протекать в автоматизированных информационных системах, чтобы можно было отследить один и тот же процесс в нескольких системах.
2
Записанная информация детализирована для проведения анализа и формируется онлайн. Срок хранения этих данных продолжителен, что дает возможность «восстановить» процесс без фактических искажений.
3
Все рабочие процессы отлажены и четко прописаны. Идеальный вариант — если определены метрики в виде KPI, SLA.
4
У бизнеса есть осознаваемая объективная потребность в увеличении эффективности\оптимизации процесса, и эта потребность поддерживается высшим руководством.
При соблюдении этих условий можно получить впечатляющие данные о работе персонала. Автоматизированные формы сбора не только экономят временные и трудовые ресурсы компании, но и дают более наглядную и детализированную картину

Сейчас, когда большая часть сотрудников работает на компьютерах, используются программы мониторинга. Эти ПК-приложения не только собирают подробную статистику, но и анализируют продуктивность работника, выявляя причины потерь рабочего времени.
Получите инструменты нормирования, драйверы численности, нормы расчета и калькуляторы для разных категорий персонала на кейсах компаний из разных сфер

Преимущества автоматизации фотографии рабочего времени

  • Получение информации о всех запускаемых ПК программах и данных ввода поисковых запросов.

  • Данные о продолжительности простоев и переработок.

  • Оперативные оповещения ответственным лицам о случаях нарушений трудовой дисциплины (продолжительный простой, запуск запрещенного ПО).

  • Возможность «дублировать» рабочее место работника, получая скриншоты экрана, которые ПО выполняет с заданной периодичностью.

  • Объективные выводы о продуктивности сотрудников. Можно настроить фильтры для учета специфики конкретных должностей или обязанностей.

  • Значимым преимуществом таких программ является и то, что сотрудникам не приходится отвлекаться от работы.
В результате проведения такого мониторинга у руководителя появляется объективная картина деятельности сотрудников, отношения персонала к служебным обязанностям и проблемные зоны, мешающие эффективности работы.

Виды фотографии рабочего дня

Этот инструмент можно применять для отдельных сотрудников и целых групп.
1
Индивидуальная
Наблюдение идет за одним работником, что помогает изучить его работу в мельчайших деталях.
2
Групповая
Наблюдение за работой нескольких сотрудников, которых объединяет общий производственный процесс. Групповая фотография дает возможность оценить эффективность взаимодействия и согласованность работы внутри группы. Также можно определить, насколько загружен каждый из членов группы и выяснить причины потерь продуктивности.
3
Самофотография
Относится к индивидуальной фотографии, но выделяется в отдельный вид. Это самый комфортный для сотрудника, но наименее объективный формат. Наблюдение ведет сам работник, и руководителю приходится полагаться на его честность. В качестве подтверждения у сотрудника запрашивают фото, видео, скриншоты или документы. Но и это не делает самофотографию достаточно надежным методом: результаты могут искажаться, т.к. на саму фиксацию работник тоже тратит свое время.

Три этапа проведения фотографии рабочего времени

1
Подготовка к наблюдению
Основная цель на первом этапе — уточнение вида выполняемых работ, исходя из специфики работы конкретного отдела. Это могут быть работы организационного характера, работы с типовыми документами, работы с документами высокой сложности, прочие затраты рабочего времени.
2
Наблюдение
Второй этап — регистрация всех операций и затраченного на них времени в течение рабочего дня. Отмечаются временные рамки начала и окончания каждого вида работ, с точностью до одной минуты. Отдельно оформляется каждый элемент работы или перерыва. Фиксация всей информации проводится в наблюдательных листах, который заполняются ежедневно на каждого сотрудника. Чтобы данные были более объективными и надежными, рекомендуется проводить фотографию рабочего времени на протяжении нескольких дней.
2
Обработка полученных данных
На финальном этапе вычисляются временные затраты по каждой операции.
Подпишитесь на рассылку: 50 000 ваших коллег уже читают нас.
Узнавайте первыми об открытых уроках с топовыми HR-экспертами, интервью, конференциях и кейсах от профи ↓

Пример фотографии рабочего дня

Для фиксации данных во время проведения фотографии рабочего дня используют бланк стандартной формы. В нем указываются данные о должности сотрудника, его подразделении и поэтапно фиксируются все рабочие операции с обязательным уточнением времени, которое было на них потрачено.

Под таблицей подводится общий итог: подсчитывается время, которое потребовалось сотруднику на подготовку и завершение рабочих операций, а также количество перерывов. Далее бланк передается на подпись сотруднику и после этого — вышестоящему руководству.
Фотография рабочего дня: пример заполненного сотрудником стандартного бланка
Пример оформления фотографии рабочего дня

Анализ результатов и выработка новой стратегии

Фотография рабочего времени показывает каждую операцию в деталях, благодаря чему можно увидеть все нюансы и проблемные зоны во взаимодействии отделов.

На основе данных, полученных в результате этого мониторинга, можно сделать выводы не только об эффективности работы сотрудников, но и увидеть слабые места в бизнес-процессах компании. Этот инструмент дает полную объективную картину рабочего процесса.

Поэтому следующий шагом после анализа результатов становится разработка рекомендаций по устранению выявленных недостатков. Как минимизировать потери рабочего времени, как сократить затраты на малоэффективные работы, как убрать лишние звенья в рабочем процессе — на эти вопросы руководителю будет легче найти ответ, имея на руках актуальные данные.

И проводя такую работу по организации труда, изменяя бизнес-процессы, можно не только повысить эффективность работы сотрудников, но и производительность всей компании.
Мнение автора может не совпадать с мнением редакции. Мы публикуем разные точки зрения.

Над статьей работали:
Редактура и публикация
Соавторство и редактура
Дизайн иллюстраций
Хотите разобраться в управлении численностью и нормировании труда?
Приходите на онлайн-курс «Нормирование труда и управление численностью». Вы узнаете методики и инструменты расчета численности, изучите драйверы численности, нормы расчета и калькуляторы для разных категорий персонала. Сможете предлагать современные и эффективные решения по управлению численностью в своих организациях. Вы детально рассмотрите кейсы планирования численности в разных отраслях: ритейл, логистика, ОЦО).
Читайте больше интересных материалов в нашем блоге:
Показать ещё...