Должностная инструкция: как составить и использовать

Должностная инструкция — это локальный нормативный документ организации, в котором фиксируются должностные обязанности работника, его трудовая функция и требования к квалификации.

История этого документа в России начинается с эпохи советской индустриализации. Достоверно известно, что уже в 50-х годах прошлого века их активно использовали на крупных производствах и в транспортной отрасли.

Инструкция разрабатывалась под определенную должность, которую в организации могли занимать сотни людей. Например, рабочая инструкция машиниста паровоза могла быть одна, разработанная Министерством путей сообщения СССР. Но она распространялась на сотни машинистов по всей стране. Везде были одинаковые требования к квалификации и список обязанностей сотрудника.

Так же и для крупных производств министерствами легкой и тяжелой промышленности разрабатывались единые квалификационные требования, а на их основании писались идентичные должностные инструкции для различных должностей и профессий.

Рабочие и служащие выполняли однотипные функции, работая по одинаковым требованиям на разных предприятиях. Такая форма регламентации работы создавала прозрачность управления и информированность сотрудников.

Однако с годами и с развитием рыночной экономики должностей и функций становилось всё больше. В сегодняшних условиях в организации с численностью 100 человек может быть 50 разных должностей. Поэтому содержать 50 разных должностных инструкций с их постоянной актуализацией будет трудоемко и не оправдано экономически и юридически. Можно, конечно, героически пытаться переоформлять должностные инструкции с внесением изменений, но есть и более легкий путь фиксации трудовых обязанностей работника. Функционал большинства должностей ограничивается описанием тех обязанностей, которые указаны в объявлении вакансии, которые мы размещаем при поиске новых сотрудников.

Их можно вставить в текст трудового договора с работником. Для их изменения оформляются доп. соглашения к трудовому договору.

Зачастую они представляют из себя многостраничные документы, где требования к квалификации и обязанности перечисляются на нескольких листах.

Работник читает инструкцию только при приёме на работу, а возвращаются к ней лишь в случае возникновения претензий к сотруднику. Логично, что спустя несколько месяцев или лет работник может забыть десятки пунктов своей инструкции. Без регулярного прочтения документа информация будет забываться.

При необходимости обновления данных никому не хочется переписывать этот массивный документ. Руководитель сотрудника может начать требовать от него исполнения обязанностей, которых там нет, а на переписывание документа времени не будет.

Фиксация трудовой функции в трудовом договоре также позволяет указать 5−7 ключевых обязанностей работника, на которых он должен быть сфокусирован. Изменения вносятся через доп. соглашения к трудовому договору.

Если есть потребность в разработке именно должностной инструкции, то ключевой источник информации для нее — это квалификационные справочники.

В статье 143 ТК РФ указано, что тарификация работ и присвоение тарифных разрядов работникам производятся с учетом Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих или с учетом профессиональных стандартов.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 года N 37 содержит в себе основную информации для составления инструкции (должностные обязанности, требования к квалификации) для различных должностей и профессий.

Справочник можно использовать в качестве основы для написания должностной инструкции.

Должностная инструкция — это документ, фиксирующий трудовые обязанности работника, которые прописаны в условиях трудового договора. Соответственно, подписывать ее должен работодатель в лице генерального директора и работник.

Желательно, чтобы в ней также стояла подпись и того, кто документ разработал. При этом в различных компаниях по-разному определено, кто должен составлять должностные инструкции. Где-то это начальники отделов, написавшие документ для подчиненного сотрудника, где-то в авторах указывается директор по персоналу или начальник отдела кадров.

Так как должностная инструкция — это неотъемлемая часть трудового договора, то и экземпляров нужно делать два (один для работника, другой для работодателя).

Изменения должны оформляться по взаимному соглашению сторон. Изменение трудовых обязанностей работника в одностороннем порядке недопустимо.

Должностная инструкция — это именно та часть трудового договора, которая обуславливает, описывает соответствующую работу в определенном формате: название должности, описание трудовых обязанностей, требования к квалификации (знания/умения).

Если работодатель захочет внести в нее изменения, то он должен это сделать в соответствии с порядком внесения изменений в трудовой договор (п. 2 ст.74 ТК РФ), с обязательным уведомлением работника за два месяца о любых изменениях условий трудового договора.

Должностные обязанности описаны размыто и общо, без конкретики. Например, ошибкой будет, если в должностной инструкции написано «менеджер по продажам должен исполнять свою работу четко и быстро.» Лучше заменить слово «чётко» на описание ожидаемого результата «с целью выполнения плана продаж», «роста выручки». А слово «быстро» заменить на «ежемесячно», «еженедельно» и тому подобное.

Функциональные обязанности работников пересекаются с функциями по другой должности. Например, менеджер по продажам не может наряду с поиском клиентов и подготовкой коммерческих предложений заниматься также оформлением конструкторской документации или монтажом системы вентиляции и кондиционирования помещения. Это разные по характеру выполнения виды работ, требующие разной квалификации и уровня подготовки.

Часто прописывают ответственность работника за неисполнение должностной инструкции и «халатное выполнение своих должностных обязанностей». Но как и в первом примере, слово «халатное» может трактоваться неоднозначно, что лишает его какой-либо юридической силы. Например, менеджер по продажам может ежедневно приходить на работу, заниматься обзвоном клиентов и не заработать никакой прибыли для компании. При этом сам работник может считать, что выполняет свои должностные обязанности правильно, а его руководитель будет считать, что работник исполняет обязанности «халатно».

Как я писал выше, часто в прописывают слишком длинный список обязанностей (свыше 20). При двух десятках обязанностей работник не может сфокусироваться на ключевых функциях. В результате он выберет для себя 5−7 обязанностей и будет делать их, а остальные будет исполнять по остаточному принципу или вообще про них забудет. С другой стороны, если в документе будет указано всего две функции, то работнику будет тяжело понять их содержание.

Бывает, что в рамках описания одной функции должностная инструкция подразумевает целый ряд действий: поиск клиентов, ведение базы и подготовка отчетности. Всё это разные обязанности и прописывать их нужно отдельно.

Как правило, фундамент для должностной инструкции — это внутренние регламенты и положения компании. Например, положение об отделе, описание бизнес-процессов, внутренняя политика в качества и другие. Она должна быть связана по смыслу с внутренними корпоративными документами.