Кейс «ДоксВижн»: как перевести HR-процессы в цифровой вид

Одна из его целей звучит так: «Максимальный переход на электронный документооборот в рамках регулирования труда дистанционных работников, снижения объемов дублирования документов на бумажных носителях».

Как перевод кадровых процессов в электронный вид влияет на работу HR-специалиста, хочу рассказать в этой статье. В компании «ДоксВижн», куда я относительно недавно устроилась специалистом по персоналу, используется система электронного документооборота. Часть процессов кадрового делопроизводства мы переводим в электронный вид. И вынужденная самоизоляция ускорила эту работу. У нас уже полноценно настроены процессы, связанные с оформлением командировок, и полным ходом идет автоматизация работы с отпусками. Именно эти процессы, по данным исследования Deloitte, наиболее часто переводят в цифровое пространство компании, которые уже перешли или переходят на КЭДО (кадровый электронный документооборот).

Обычно в компаниях, где не используется КЭДО, менеджер согласует с руководителем планируемую командировку и отправляет информацию в отдел кадров и сотруднику, ответственному за покупку билетов и бронирование гостиницы. Работник отдела кадров готовит приказ, подписывает у руководителя предприятия, высылает его на ознакомление работнику, передает в финансовый отдел и отправляет на текущее хранение. Параллельно секретарь или тот, кто оформляет билеты и гостиницу, согласовывает затраты на командировку с финансовым отделом, оформляет все документы и высылает сотруднику.

Теперь проследим, как изменится работа в КЭДО. Сотрудник создает в системе заявку на командировку, всего одну для кадровой службы и специалиста, занимающегося покупкой билетов и бронированием гостиницы, сразу согласует ее с руководителем в этой же системе. На основе этой заявки кадровая служба готовит и подписывает приказ о командировке, который передается в бухгалтерию, после ознакомления с сотрудником. Администратор покупает билеты.

В таком подходе есть два плюса. Во-первых, единый документ заявки уменьшает объем согласований. Во-вторых, появляется автоматическая возможность не ошибаться в датах или других данных. Если сотрудник указал в заявке даты без учета дороги, то система помогает правильно оформить приказ на основе всех данных в системе. Не нужно дополнительно связываться с коллегами, чтобы уточнить даты.

Снова опишем процесс подготовки графика отпусков в компании, где нет КЭДО. Сотрудник кадровой службы отправляет по компании уведомление о начале формирования графика отпусков. Работник готовит заявление о разделении отпуска на части, где информирует о своих планах. Его линейный руководитель собирает сводные сведения по отделу и отправляет данные в кадровую службу. После многократных напоминаний и переписки сотрудник отдела кадров получает все данные для подготовки общего графика отпусков по компании. В завершении с этим документом обычно требуется ознакомить всех сотрудников.

Затем, согласно составленному графику, работник кадровой службы напоминает о предстоящем отпуске сотрудника. Отпуск повторно согласуется с руководителем. После чего кадровая служба готовит приказ, с которым должен ознакомиться сотрудник, передает сведения в бухгалтерию и оформляет документы в личное дело сотрудника.

Если в компании есть СЭД, специалист кадровой службы делает рассылку из системы электронного документооборота о начале формирования графика отпусков. Последующая заявка работника с желаемыми датами выполняет требование ТК РФ о соглашении между работником и работодателем при разделении отпуска на части – дополнительное заявление об этом писать не нужно. Линейный руководитель, который согласовывает отпуска сотрудников внутри отдела, не должен в последующем формировать сводный график. После получения всех сведений в электронном виде сотрудник отдела кадра избавляется от кропотливой работы с цифрами для финальной подготовки общего графика отпусков по компании.

За 2 недели перед запланированным отпуском сотрудник получает автоматическое оповещение о запланированных выходных днях. Работник подтверждает отпуск или оформляет перенос. Любое решение сотрудника согласовывает его руководитель, после чего работник кадровой службы готовит приказ, подписывает его, знакомит сотрудника и передает сведения в бухгалтерию.

Таким образом, автоматические оповещения из системы избавляют кадровика от ручной рассылки уведомлений и сбора подписей в них. В целом, минимизируется время на рассылку уведомлений, напоминаний. Также сокращается работа с документами, когда вместо двух документов в процессе участвует только один. Получается значительная экономия времени, упрощается контроль каждого этапа, снижается вероятность ошибок.

Поэтому будущее, в котором рабочее место специалиста кадровой службы станет цифровым, меня не пугает. Ведь текущий опыт упрощает ежедневную работу, автоматизирует коммуникацию и рутинные процессы.