Новый закон об удаленной работе: ответы на сложные вопросы

Игорь Шутов

Директор по персоналу в DSM Group. Участвовал в написании действующего Трудового кодекса РФ в 2002 году.

Все не раз обсудили в соцсетях закон от 08.12.2020 N 407-ФЗ — новый закон об удаленной (дистанционной) работе, который вступил в силу с 1 января этого года. Мы не будем повторять основные постулаты, которые уже объяснили до нас: узаконенное понятие удаленной работы, новые права работников и работодателей, принудительный перевод на дистанционный режим и другие. Зато рассмотрим каверзные моменты, которые вызывают вопросы у HR-менеджеров и кадровых специалистов.

— Заключение трудового договора путем обмена электронными документами — что это? И как должно быть организовано? Что важно учесть?

— Чтобы заключить трудовой договор путем обмена электронными документами, нужно перевести кадровый документооборот в электронный вид. Для перехода на ведение кадрового ЭДО нужно завести всем сотрудникам компании защищенные электронно-цифровые подписи (ЭЦП) в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Что важно учесть:

оформление каждой ЭЦП стоит примерно 2500 руб.
все сотрудники должны иметь доступ к кадровой базе данных (1С, SAP или в другой системе)
сотрудников нужно обучить формированию соответствующих документов из базы регламентированного кадрового учета.

Директор по кадровому учёту и трудовым отношениям в Альфа-Банке Татьяна Козлова объяснила, что подразумевает под «электронным документом» новый закон о дистанционной работе:

«Закон объединяет понятия электронного документа (трудовой договор, доп.соглашение) и электронных копий личных документов (например, паспорта) в одно. Но по сути — это два разных документа. Трудовой договор вы создали в системе, сотрудник подписал его электронной подписью — здесь все понятно. Однако скан-копия личных документов — это не то же самое.

Что нужно сделать?

Обязательно разведите два этих понятия, когда будете разрабатывать положение о дистанционной работе, электронном документообороте или любое другое. Определите, что вы имеете в виду электронный документ для подписания трудовых договоров — и вот такой порядок их заключения. А личные документы — это сканы, копии, высланные почтой или подписанные собственноручно, и так далее».

Татьяна Козлова

Директор по кадровому учёту и трудовым отношениям в Альфа-Банке, преподаватель курса «Трудовое право для HR»

— Как обеспечить охрану труда и СОУТ дистанционных сотрудников?

— Статья 312.7. ТК Р Ф Особенности охраны труда дистанционных работников (согласно редакции Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ) предусматривает, что работодатель исполняет обязанности, предусмотренные абзацами семнадцатым, двадцатым и двадцать первым части второй статьи 212 настоящего Кодекса, и знакомит дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем. Остальные требования в области охраны труда на дистанционных работников не распространяются.

В соответствии с п.17 ст. 212 ТК РФ работодатель обязан обеспечить санитарно-бытовое обслуживание и медицинское обеспечение работников в соответствии с требованиями охраны труда, а также доставку работников, заболевших на рабочем месте, в медицинскую организацию в случае необходимости оказания им неотложной медицинской помощи.

В соответствии с п.19 ст. 212 ТК РФ работодатель обязан обеспечить выполнение предписаний должностных лиц федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства.

В соответствии с п.21 ст. 212 ТК РФ работодатель обязан обеспечить ознакомление работников с требованиями охраны труда.

Таким образом, работодатель знакомит дистанционных сотрудников с инструкциями по охране труда, в которых указаны требования.

Дистанционным работникам не нужно проводить вводный, первичный и периодический инструктаж по охране труда.

— Ознакомление с ЛНА дистанционщиков — как это? Что является электронным документом?

— Порядок ознакомления дистанционных работников с ЛНА описан в п.5 ст. 312.3 ТК РФ:

“

С непосредственно связанными с трудовой деятельностью дистанционного работника локальными нормативными актами, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, в отношении которых трудовым законодательством Российской Федерации предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под роспись, дистанционный работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, либо путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником, либо в иной форме, предусмотренной коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Для обмена документами мы пока используем PonyExpress. Курьер приносит почту дистанционному работнику прямо домой, а не в почтовое отделение. Средний срок обмена документами (получить, ознакомиться, расписаться) с региональными дистанционными сотрудниками — 7 календарных дней. Возможно, в офисе работника удается ознакомить с ЛНА быстрее, однако и недельный срок не критичен.

— Как контролировать рабочее время сотрудников при удаленной работе?

— При удаленной работе количество отработанных часов вряд ли можно как-то контролировать. Если только не установить web-камеру каждому дистанционному сотруднику, направленную на его домашний компьютер, стол и кресло. Но это уже совсем другая история.

Думаю, что правильнее контролировать рабочее время дистанционных работников по результату, то есть по выполненной работе, а не по количеству часов, отсиженных за компьютером.

«Режим труда и отдыха — часть трудовых отношений, которая больше всего вызывает споров. При оформлении сотрудника на удаленку учитывайте важный момент: если вы не закрепили режим в трудовом договоре, то работник устанавливает режим сам. И вот тут-то могут начаться сюрпризы. Чтобы их избежать, нужно договориться о режиме и прописать его. Если у него гибкий график, то можно не требовать от сотрудника начинать работать в определенное время — главное, чтобы выполнял задачи, показывал результат. Но при этом обязать его присутствовать на встречах: если она в 9 утра, то нужно быть».

Татьяна Козлова

Директор по кадровому учёту и трудовым отношениям в Альфа-Банке, преподаватель курса «Трудовое право для HR»

— Дополнительные основания для увольнения: как доказать уважительность причины отсутствия дистанционного сотрудника более 2 дней подряд?

— Думаю, что можно доказать, если с IP-адреса сотрудника на удаленке не приходили сообщения или не было активности в единых информационных ресурсах (ERP, CRM, корпоративные порталы) в течение двух дней подряд.

Сотрудник на удаленке должен информировать руководителя о своем режиме работы. Идеально, если он всегда на связи в рабочее время в мессенджерах Facebook, WhatsApp или Teams, возможно, в чат-системах внутрикорпоративных ресурсов. В нашей компании DSM Group мы используем для постоянной связи с дистанционными сотрудниками Discord.

Если работающий удаленно не выходит на связь в течение получаса, то мы уже начинаем волноваться и пытаемся связаться с ним всеми доступными способами.

— Время взаимодействия работодателя и сотрудника: если звонок работодателя в 18.10 — это уже сверхурочная работа?

— Да, безусловно, на дистанционного сотрудника распространяется такой же 8-часовой режим работы, как и на офисного. Но в реальности, и тут многие со мной согласятся, практически всегда рабочий день на удаленке не ограничивается 8 часами — люди больше обычного работают за компьютером.

Однако даже эти случаи нельзя воспринимать как сверхурочную работу, так как юридически, для оформления сверхурочной работы работодатель должен издать приказ. А для приказа нужно получить согласие работника на сверхурочную работу. Аналогичный порядок распространяется и на дистанционных работников — работа более 8 часов в день без приказа не будет считаться сверхурочной.

Подпишитесь на рассылку: 50 000 ваших коллег уже читают нас.
Узнавайте первыми об открытых уроках с топовыми HR-экспертами, интервью, конференциях и кейсах от профи ↓

— Сотрудник работал дистанционно сначала в СПб (РКСН-1), а затем переехал к родителям в Новосибирск, где РКСН уже выше. Как учитывать это с точки зрения выплат и налогообложения? Как обеспечить контроль?

— Нужно отталкиваться от того места работы дистанционного сотрудника, которое зафиксировано в трудовом договоре. Если в нем указано, что место работы — Санкт-Петербург, ул. <…>, дом <…>, то даже при его переезде к родителям в Новосибирск или на Северный полюс у вас всё равно не будет оснований для того, чтобы выплачивать ему РКСН. Для оплаты районного коэффициента или северной надбавки в трудовом договоре дистанционного работника должен быть указан соответствующий регион в качестве места работы, дающий ему право на РКСН. Кроме того, место работы (адрес) — это договорное условие и работодатель может не согласиться его менять.

Но, допустим, даже если работник настоял на том, чтобы место его работы поменялось, вы можете предложить работнику поменять и другие условия его трудового договора. После надбавки РКСН в размере 10 или 15% к зарплате у работника фактически увеличится доход. Поэтому резонно будет предложить работнику уменьшить размер его оклада пропорционально увеличению его зарплаты на соответствующий процент РКСН.

— Компенсация расходов работнику: что именно относится к компенсационным расходам, которые связаны с трудовой функцией? Как их компенсировать

— Этот вопрос уже много раз обсудили в соцсетях, и, на мой взгляд, ответ на него очень прост.

“

В соответствии со ст. 312.3. ТК РФ размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются трудовым договором о дистанционной работе.

Работодатель может предусмотреть компенсацию расходов дистанционного работника, но в минимальном размере. Например, во многих компаниях ввели доплату в размере 500 рублей дистанционным сотрудникам в целях компенсации их расходов, связанных с работой из дома (среднемесячный тариф за использование интернета).

С другой стороны, работник на удаленке должен доказать, что он понес какие-то расходы, связанные с выполнением им трудовых обязанностей. Например, для оплаты интернета доказать, что все 8 часов он использовал его только в целях работы (не посещал соцсети, сторонние сайты). Все мы понимаем, что доказать, экономически обосновать расходы работника на свою дистанционную деятельность весьма проблематично. Поэтому чаще всего они не обращаются к работодателю за такой компенсацией.

Читайте также

Мнение автора может не совпадать с мнением редакции. Мы публикуем разные точки зрения.