Чек-лист: как внедрить KPI и не потерять сотрудников

Одним из основных инструментов по управлению эффективностью является система KPI — ключевых показателей эффективности. Она же является наиболее популярной и на первый взгляд простой и понятной.

Однако, непродуманное ее внедрение может дать обратный эффект: сотрудники могут решить, что руководство просто придумало новый способ платить меньше, и начнут массово увольняться, что может привести к потери клиентов и прибыли для компании.

Конечно, полностью универсального рецепта, как внедрять систему KPI правильно, не существует, однако данный чек-лист позволит вам избежать наиболее часто встречающихся ошибок.

Для того, чтобы понять цели компании, необходимы 3 важных элемента: видение, стратегия и задачи. Давайте разберемся, что это.

Видение — то, в каком направлении будет развиваться бизнес в ближайший год или несколько лет. Будет ли это наращивание объемов текущей продукции, фокус на сокращение операционных издержек или выход на новые рынки?

Стратегия — понимание, как прийти к запланированной в видении точке. В стратегии описывается конкретный путь достижения цели на долгосрочный период.

Задачи — этапы реализации стратегии на коротком промежутке времени. После определения ключевых задач происходит их декомпозиция сначала по подразделениям, а затем по сотрудникам. Как раз для оценки достижения результатов по выбранным задачам и используются KPI.

Если руководители не поддерживают проект и не участвуют во внедрении его в жизнь — скорее всего, он будет воспринят несерьезно, как очередная временная инициатива. К тому же, именно задача топ-менеджмента — вовлечь в проект руководителей среднего звена, которым придется подстраивать управление командой под новую систему.

У «правильных» KPI есть несколько основных характеристик:

Устанавливайте не более 5 KPI. Включайте только те KPI, которые необходимы (именно необходимы, а не желательны) для хороших результатов бизнеса. Если их больше, то, во-первых, размывается фокус, а во-вторых, сотрудникам сложнее прогнозировать свой доход, так как он начинает зависеть от слишком большого количества факторов (что закономерно приводит к демотивации).

Распределяйте «веса» между KPI в зависимости от их приоритетности. Распределите 100% между всеми целями, при этом цели, которые имеют наибольшее влияние на бизнес, должны получить наибольший вес. От целей с весом менее 10% лучше отказаться совсем и распределить между оставшимися;

И, конечно, KPI должны быть SMART. То есть: конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными, ограниченными по сроку.

То есть период, когда система управления эффективностью на основе KPI еще не будет привязана к системе оплаты труда. В это время вы можете уже считать выполнение по показателям и делиться результатами с сотрудниками, и слушать их мнения и пожелания / идеи относительно новой системы (что хорошо, а что можно было бы доработать).

Когда можно провести этот тест? Есть 2 варианта:

1. Специально его запланировать в рамках проекта.
   
2. Так как внедрение KPI — существенной изменение условие труда, и сотрудников нужно будет ознакомить за 2 месяца, можно использовать этот период.
   

Все показатели должны считаться легко и объективно. Почему важны именно эти два критерия? Легко — потому что если вам придется тратить на подсчет результатов 2-3-4 недели, то получится слишком большой разрыв между окончанием учетного периода и бонусом. Объективно — так как у сотрудников не должно быть никаких сомнений в том, что все посчитано максимально честно. Иначе доверие к системе будет подорвано.

В рамках коммуникации объясните суть системы KPI, а также покажите взаимосвязь стратегических целей компании и целей сотрудников. Не менее важно четко объяснить, как будет построен процесс, к кому с какими вопросами можно обращаться.

Регулярность зависит от динамики и специфики бизнеса. Сами показатели и их целевые значения рекомендуется пересматривать не чаще, чем 1 раз в месяц (это дает ощущение стабильности для сотрудников), но и не реже 1 раза в 6 месяцев (что позволяет осуществлять оперативное управление бизнесом).