Чек-лист: как подготовить офис к возвращению персонала

Скоро распахнут двери большинство бизнес-центров и офисов, но уже с введением дополнительных мер безопасности, которые понемногу становятся нашей привычкой. Для работодателя правило одно – соблюдение требований Роспотребнадзора. Предложенный чек-лист поможет сориентироваться в действиях при открытии офиса после режима самоизоляции, а также поддержать своих сотрудников психологически и не только.

Как бы коллеги не скучали по коллективу, размещать работников нужно по разным кабинетам/этажам, с соблюдением социальной дистанции в 1.5 метра. На полу офисов и мест общего пользования (лифт, санузел, кухня) необходимо нанести специальную разметку на пол с напоминаниями о необходимости дистанцирования. Работодатель должен сохранить режим дистанционной работы для сотрудников из группы риска: для работников старше 65 лет, работников с хроническими заболеваниями, беременных женщин.

Помните про требования Роспотребнадзора о количестве работников, которые могут одновременно находиться в одном помещении, например, на площади 200 квадратных метров – не более 25 человек.

Совместные «посиделки» и корпоративки пока отложите, массовые мероприятия запрещаются. А посещение столовой доступно для сотрудников офисов только по утвержденному графику.

Основное правило остается неизменным – мыть руки. Работодатель должен обеспечить работников санитайзерами при входе в офисы и бизнес-центры, а также в местах общего пользования. Не забудьте разместить санитайзер в кухне и в лифтовом холле. Кроме того, масочный режим также остается в рекомендациях Роспотребнадзора. И работодателям, и сотрудникам следует помнить о том, что маски, за исключением серии 3М, работают «на выдох», то есть задерживают микрочастицы слюны и вирусов при выдохе, поэтому использовать маски крайне необходимо людям с катаральными проявлениями и симптомами ОРВИ, чтобы не допустить распространения инфекции.

Запас в офисе защитных масок, одноразовых перчаток и санитайзеров – это обязанность работодателя.

Чисто вымытый пол с применением дезинфицирующих средств, проветривание и регулярная влажная уборка – обязательны! Рекомендовано проводить дезинфекцию помещений специальными дезсредствами. Обычно подобную дезинфекцию предоставляют компании, оказывающие услуги по профессиональной обработке и чистке. Главное при заказе услуг — ознакомиться с составом применяемых средств и обсудить детали по площади обработки (полы, стены, двери).

В течение рабочего дня рекомендуется использовать дезинфекционные средства при обработке мест общего пользования, а также ручек дверей, кнопок лифтов, турникетов, не реже чем раз в 2-4 часа. Офисные кабинеты необходимо обрабатывать специальной бактерицидной лампой (не забудьте убрать растения из кабинета) рано утром или после завершения рабочего дня.

При входе в офис или бизнес-центр расположите прорезиненный коврик со специальным дезинфицирующим раствором для обработки подошв обуви. А вот дезинфицирующие рамки, как считают эксперты, зачастую оказываются бесполезными.

К сожалению, несмотря на активный процесс и рост заболеваемости коронавирусной инфекцией, до сих пор остаются люди, которые не верят в существование заболевания, своеобразные «ковид-диссиденты». В связи с этим, нужно обеспечить массовое информирование работников и гостей офисов о необходимости соблюдения санитарных норм и правил гигиены.

Наличие в офисах листовок и объявлений о мерах противодействия COVID-19 – настойчивая рекомендация при борьбе с коронавирусом. Необходимо проводить информационную работу с сотрудниками, делать рассылки по корпоративной почте и мессенджерам о том, что работникам нужно носить маски, мыть руки, соблюдать социальную дистанцию. А работодателю – обеспечивать чистоту и безопасность во время пребывания в офисах. Следует помнить, что в ситуации пандемии, такие качества, как сотрудничество и социальная ответственность выходят на первый план. Благодаря совместной слаженной работе и проявлении заботы друг о друге мы сможем выйти из сложившейся ситуации с минимальными потерями.

Пандемия наложила отпечаток на настроение и самочувствие каждого, добавила стресса в повседневную жизнь и в планирование на завтра, а стресс может ослаблять защитные силы организма. В сложившейся ситуации коронакризиса одна из немаловажных задач для работодателя – проявить заботу о сотрудниках, оказать поддержку. Это может быть и организация онлайн-йоги или челленджа «Кто дольше всех выстоит в планке», и организация горячей линии с докторами, и телефон доверия для оказания психологической помощи сотрудникам и их семьям.

Но согласитесь: когда весь мир оказался в новой и непонятной ситуации, а уровень стресса зашкаливает, даже ежедневный звонок пяти разным сотрудникам вашей компании с вопросом «Как вы себя чувствуете?» или создание чата в мессенджере для всех сотрудников компании, где можно общаться на нерабочие темы, поможет вашим коллегам сохранить позитивный настрой.

За несколько месяцев пандемии рабочий день на удаленке в среднем увеличился на 48 минут, говорит статистика. А продуктивность, по результатам самооценки работников, увеличилась в среднем у 72% сотрудников.

Сама возможность вернуться в свой коллектив и сесть в свое любимое офисное кресло – уже мотиватор для большинства сотрудников, отмечают эксперты. Тем не менее, многие работодатели рассматривают возможность отблагодарить своих сотрудников за хорошую работу – за то, что всегда были на связи, за хорошие результаты без постоянно присутствующего зоркого глаза начальника, за то, что все вместе проходят такой непростой и особенный период в жизни компании.

Сказать «спасибо» и показать ценность сотрудника можно разными способами – включить в социальный пакет оплату транспортных расходов или заключить договор с корпоративным такси, обновить косметический ремонт офиса или организовать бесплатное питание для сотрудников офиса. Откуда бюджет? Важно пересмотреть затраты: в связи с пандемией некоторые активности отойдут на второй план или станут дешевле (например, массовые тренинги, оффлайн-обучение, фитнес-абонементы), а на высвободившиеся деньги вполне реально организовать то самое «спасибо» для сотрудников.

Говорите. Говорите с сотрудниками, говорите с руководителями, рассказывайте о влиянии «коронакризиса» на компанию и сферу вашего бизнеса, говорите о ситуации с заболевшими сотрудниками и о мерах профилактики, говорите о жизни и о будущем.

Кроме того, сегодня как никогда ранее важно слышать и видеть первого руководителя. Вполне реально организовать онлайн-площадку с первым лицом компании, и еще раз открыто обсудить новую мировую реальность, влияние кризиса на экономику, ожидания от каждого сотрудника, реальную финансовую ситуацию в компании и перспективы развития бизнеса. Подобный открытый разговор будет иметь эффект командообразующего мероприятия, а совместные планы на жизнь внутри компании немного смягчат стресс в пост-коронавирусной реальности.