ATS-система: как выбрать и автоматизировать в ней рекрутмент

С конца 2018 года наметился активный рост компании, за год мы численно выросли в 2 раза.

В середине 2019 года была поставлена цель по активному масштабированию бизнеса путем создания филиалов компании по всей стране. Передо мной, как перед HR компании, встала задача: нанимать много, быстро и в разных регионах страны.

Для выполнения этой задачи мною была проведена работа по автоматизации процесса подбора персонала в компанию. Одним из важных этапов этой работы был поиск и выбор системы управления кандидатами (ATS).

Помог Google и советы коллег. Учитывая небольшой бюджет и необходимый функционал, был сделан выбор в пользу платформы для автоматизации рекрутмента Potok.io, отзывы о котором я нашла в поиске на различных сайтах.

Potok — это облачный сервис, который облегчает процесс подбора персонала. Весь функционал для рекрутмента теперь находится в одном месте: база кандидатов, работа с заказчиками, общение с соискателями, оценочные мероприятия, аналитика, и в придачу к этому удобный интерфейс и очень оперативная и милая техподдержка.

С Potok-ом мы с октября 2019 года. Прошли все стадии принятия: от отрицания помощи платформы в процессе подбора (в период адаптации к новой системе) до принятия ее необходимости и результативности.

У нас появилась единая система подбора персонала вне зависимости от должности, локации и внутреннего заказчика.

Сейчас мы в Potok ведем все, кроме заявки на подбор. К сожалению, этот функционал в Potok отсутствует.

На платформе мы создаем вакансию, публикуем на hh.ru. Potok автоматически публикует вакансии только на HeadHunter, Superjob и VCV. Прописываем этапы подбора, определяем команду, которая будет работать над вакансией.

У нас нет интеграции по API, поэтому всех кандидатов мы добавляем с помощью специального расширения. Расширение работает с основными job-сайтами, соцсетями (Facebook, ВКонтакте, LinkedIn), с ресурсами для IT: Github и Хабр Карьера. А также можно добавлять кандидатов вручную. В случае с рабочим персоналом отсутствие резюме не редкость. И добавлять резюме doc и pdf.

Далее ведем по этапам подбора. На каждом из этапов есть возможность комментировать того или иного кандидата, также отправлять ему любую информацию с помощью электронной почты. Все встречи и Skype-интервью заносятся в календарь в Potok, а платформа напоминает о них.

Рутина ушла в прошлое. Время, затраченное полгода назад на ведение Excel-таблиц (база кандидатов, аналитика), теперь расходуется на проектную работу.

Упростилось взаимодействие с внутренними заказчиками: обратную связь после собеседований с ними можно узнать в Potok, главное, не забыть поделиться информацией с HR, и ATS-система сама расскажет HR о дальнейшей судьбе кандидата.

Внутренний календарь помогает заказчикам заранее знать, какие встречи запланированы на сегодня, и заранее подготовиться к ним.

Виден результат работы HR: у руководства не возникает больше вопроса, чем занят специалист. Вся активность прозрачна: отчеты Potok дают возможность в режиме реального времени посмотреть сколько телефонных интервью и встреч было проведено сегодня и вчера, по каким вакансиям подбор ведется активно, а по каким просел.

Благодаря внедрению ATS системы для HR мы сэкономили средства на найм еще одного специалиста и, самое важное, на 20% сократили сроки на подбор 1 сотрудника.

Дополнительным бонусом стала возможность взаимодействия при помощи системы управления с кандидатами в соцсетях. При размещении вакансии в соцсети или при работе с таргетированной рекламой можно указать ссылку на конкретную вакансию в Potok. Форму отклика можно настраивать индивидуально. В результате все отклики отражаются в платформе. Это помогает тестировать различные источники привлечения персонала.

А также это может стать хорошей альтернативой для тех компаний, где нет карьерного сайта или лендинга.

Дело в том, что мы строили каждый процесс с нуля. В HR-отделе этот опыт можно смело причислять к start-up истории. В большинстве своем мы работаем со странами с развивающейся экономикой, на каждый регион — свой HR Business Partner. Но в связи с тем, что системности процессов не было, было принято решение создать Центр экспертизы HR в Москве. Так началась наша совместная история с SL International. Изначальной целью было выстраивание глобальных процессов в рекрутменте, после чего мы начали задумываться об автоматизации.

С учетом широкой географии (>50 стран, 90 городов) было ясно, что нам необходима система для централизации рекрутмента. Меня как раз сильно заинтересовала тема HR Tech, и мы начали копать в эту сторону.

Первым этапом был сбор информации и поиск провайдеров. Для начала мы определили, в чем видим пробелы и какие из них могут быть решены с помощью внедрения ATS. Это может быть построение talent pool для ключевых ролей, аналитика рекрутмента по основным метрикам, deep evaluations кандидатов (без чего в IT никуда), возможность Нанимающим менеджерам видеть все стадии процесса в системе и т. д. После месяца демо-версий с разными компаниями, мы пришли к пониманию лучшего решения для нас и начали процесс согласования.

В итоге само внедрение ATS неожиданно попало на самое начало пандемии. После обсуждения примерного плана внедрения стало четко ясно, что нужно организовывать проектную команду. С этой задачей мы быстро справились, так как многие были воодушевлены возможностью поучаствовать в digital трансформации HR процессов. В итоге у нас сформировалась команда из рекрутеров каждого региона и начался процесс подготовки. Конечно, у нас был Project Manager, который помогал с roadmap и с подготовкой каждого блока внутри системы.

Первая неделя была посвящена обозначению главных компонентов и построению базовых алгоритмов внутри системы, после мы разделили каждый из блоков процесса найма (видео интервью, технический скрин, HR скрин, обратная связь от нанимающего, сбор рекомендаций, оффер и блок hire) между всеми членами проектной команды — каждый регион начал вручную начинять систему и тестировать между собой.

Через месяц мы собрали фокус-группу из нанимающих менеджеров для, так называемого, User Acceptance Testing, после чего провели опрос среди нанимающих, что им было не ясно, какие из этапов необходимо усовершенствовать, общие ожидания от системы.

Через пару недель по всей компании был проведены тренинг для потенциальных пользователей системы. В этом, конечно, нам помогла команда ATS, которая также помогла нам подготовить в дальнейшем мануалы для грамотного использования нашими пользователями.

Параллельно мы вели работу над карьерным сайтом: продумывали всю концепцию лендинга: начиная от архитектуры, заканчивая контентом. Когда нам утвердили макет сайта и контент-план был готов, оставались буквально последние штрихи. После чего мы с большим удовольствием объявили о запуске (Go live) ATS.

После запуска (а точнее через месяц-два) началась стадия аналитики: сначала использование каждого блока рекрутерами, после опрос Нанимающих менеджеров по части user-friendly experience, поддержка системы в качестве модераторов, потому что, конечно же, все самое интересное «вылезло» после запуска.

Сейчас я вижу, как с помощью ATS, можно ускорить процесс рекрутмента в несколько раз, как легко Нанимающий менеджер может проследить цепочку Candidate experience внутри системы, утвердить/отказать кандидату с помощью одной кнопки. Как сейчас, с использованием технологий, ТЫ, как нанимающий, можешь получить не только резюме кандидатов, но и видео-интервью/технический case study (если мы говорим про IT специалистов, архитекторов, pre-sales и т. д.). После чего принять решение, кого ты точно хочешь вывести на этап интервью. Таким образом, скорость найма неминуемо увеличивается.

С помощью карьерного сайта любой потенциальный кандидат может найти информацию про все открытые позиции в странах нашего присутствия. Внутри системы мы также выстроили пайплайн кандидатов для наших ключевых ролей, чтобы иметь еще один источник кандидатов.

Недавно одна из моих коллег задала мне вопрос, что во внедрении HR систем главное?

Помимо результатов, которые сейчас уже неоспоримы, это все же позиционирование системы внутри компании для бизнеса. Ключевой посыл в том, что ATS/CRM для оптимизации рекрутмента не является инструментом только для рекрутеров — внедрение системы, в первую очередь, направлено на выстраивание здоровой и прозрачной коммуникации между бизнесом и HR (в данном случае командой найма). Не зря говорят, что большинство людей являются визуалами, и конечно, все мы любим видеть результат. Поэтому наглядная экранизация каждого найма неумолимо приведет Вас к прозрачности процесса рекрутмента.