Как работать из дома и не сойти с ума. Советы команды topcareer

В 2020 году по известным всем нам причинам компании начали массово переходить на удаленный формат работы. Наша команда TopCareer работала в таком режиме всегда — поэтому мы решили поделиться своими правилами эффективной работы из дома, управлением удаленной командой и развеять некоторые мифы, связанные с этим замечательным форматом. Поехали!

Мы делаем регулярные созвоны, чтобы команда была вовлечена и все понимали, куда мы идем. Для этого проводим стратегическую сессию на полгода / год, потом раз в месяц подводим итоги месяца в разрезе стратегических целей — это позволяет забыть про оперативные процессы и посмотреть на свой личный прогресс в разрезе месяца и прогресс всей компании. Это важно и в обычных командах, но для удаленных особенно — важно остановиться и посмотреть на свой результат.

Когда я понимаю, что мы с коллегой не понимаем друга друга — то обязательно созваниваемся. Не выясняем проблемную ситуацию в чате — а говорим голосом. Это очень важно — уметь и практиковать высказывать свои опасения, возражения, тревоги устно и обсуждать. В чате не видны эмоции, со многими коллегами мы никогда не виделись очно, поэтому умение понимать друг друга удаленно — это важно.

Больше хвалить, давать позитивную обратную связь. Поддерживать позитивную атмосферу в удаленном коллективе. Сотрудник на удаленке может быть очень эффективен — когда я начала работать с удаленными командами, то была удивлена, с какой самоотдачей могут работать люди. Для этого важно создать интерес к задаче, позитивную развивающую обстановку и вовремя останавливать сотрудника, чтобы он отдохнул.

Максимально обустроенное и изолированное рабочее место, чтобы все было под рукой, и домашние могли заниматься своими делами, не мешая и не отвлекая вопросами.

Во время работы за компьютером убрать смартфон как можно дальше, чтобы не было соблазна заглянуть в соцсети или отвлечься на чаты с друзьями. Правило — 50/10 работа, 50 минут / перерыв, ответ на сообщения 10 минут.

Чёткий план задач и расстановка приоритетов. Я жить не могу без списков — будь то связано с работой или жизнью. Я пишу план по пунктам, что за чем нужно сделать и обязательно ставлю срок, чтобы максимально визуализировать задачи.

Важно помнить, что рабочий день не длится 16 часов и чётко распределять время на задачи и их выполнение. Если не делать перерывов и не выстраивать режим работа/отдых — можно быстро перегореть и выдохнуться.

В нашей школе весь отдел продаж находится на удаленке. Такая концепция задумывалась изначально. У нас менеджеры из Питера, Сочи, Самары. Я — руководитель отдела и я живу в Новосибирске.

Вот важные, как мне кажется, моменты:

Определить время работы команды. Мы работаем по мск, потому что это время удобнее всего всем нашим клиентам. Этот момент важно учитывать при найме сотрудников. У нас был опыт найма человека из города, где +6 к Москве и это не дало результата.

Работать в CRM-системе, где вы сможете объективно оценить результат сотрудников, а если его нет, то понять — почему. Если сотрудник не выполняет план задач, сразу смотришь время активности в системе и понимаешь, что только полдня он работал. В итоге оказалось, что прокрастинация всему причина.

Важно понять тот факт, что не все могут работать удаленно. Важно дать время на адаптацию, но оценивать сотрудника нужно сразу и по конкретным показателям.

Условия работы сотрудника. В продажах важно иметь отдельное рабочее место, без постороннего шума. Дети дома или собака не подходит, потому что посторонний шум точно мешает общению с клиентами.

Важно начинать день с общих или индивидуальных планёрок. Проводить их нужно в одно время и утром. Чтобы на старте настроить команду на работу.

Очень важно иметь прописанные процессы и выдать все инструменты для менеджера. Без них тяжело вводить нового сотрудника. Мы как раз сейчас начинаем расти в численности и выстраиваем всю систему.

Самое комфортное кресло для работы, которое вы можете себе позволить. У меня рабочий стул с подголовником из Ikea — это гораздо лучше, чем 8 часов в день сидеть на кухонном стуле с низкой спинкой. Плюс, стул должен регулироваться по высоте, чтобы настроить комфортный режим работы за столом.

Я работаю по трекеру — 25 минут на работу, 5 минут отдых, через 3-4 таких круга — отдых полчаса. В середине дня стараюсь выходить гулять в парк рядом с домом и не смотрю в это время в телефон, не проверяю рабочие чаты и не прокручиваю в голове задачи (по крайней мере, очень стараюсь).

У меня не самое хорошее зрение, и глаза очень быстро устают от экрана. Поэтому настраиваю неяркий экран с фильтром синего и ношу очки с линзами, блокирующими синий цвет. Это действительно помогает меньше утомлять зрение. Также я несколько раз в день капаю в глаза увлажняющее средство с пантенолом и лежу на диванчике несколько минут с закрытыми глазами.

Основная проблема удаленной работы — это организация рабочего места. У меня отдельный кабинет. Стол, компьютерная техника. Стараюсь придерживаться расписания. Работаю обычно с 8-30. Родным запрещено беспокоить без необходимости.

Также важным элементом является общие собрания по проекту. Объясняем, что сделано, какие результаты, куда идеи. Ставим цели и находим пути оптимизации проблем. Это помогает команде собраться и не впадать в спячку.

Активно стали работать с гугл-календарями. Это позволяет визуализировать задачи и распределять нагрузку. Важно выделять время на отдых, иначе можно перегореть.

Мои советы тем, кто собирается работать или уже работает на удаленке, будут такие:

Первый месяц — адаптация. Вам придется бороться со внутренним сопротивлением и привыкать к тому, что нужно работать дома (хотя есть куча других важных и интересных дел, и вообще, вы устали и можете полежать). На самом деле, нет. Дом — теперь ваше рабочее место, удаленка требует очень большой самодисциплины, это сложнее, чем кажется. Чем раньше вы это поймете, тем проще вам будет. Четко решить для себя, как вы будете работать, составьте график работы и отдыха, приучите себя вставать и начинать работу каждый день в одно и то же время.

Перед началом новой недели я пишу подробный план работы на всю неделю. Потом распределяю эти задачи по дням недели. Держу этот список всегда под рукой, на своем рабочем месте. Как только выполнила задачу, вычеркиваю ее. Такой to do-list позволяет все структурировать и не забыть ничего важного. Можно завести себе доску задач — лично мне например, нравится Trello, хотя есть много других программ.

Не забываем про work-life balance. Это очень важный пункт. Когда работаешь дома, особенно таким трудоголикам как я, бывает очень сложно вовремя перестать работать (когда уже ночь и ты работаешь явно больше 12 часов). Такие переработки — прямая дорога к выгоранию. Устраивайте себе выходные, выходите на дневные прогулки подышать воздухом и насладиться весной, посмотрите вечером любимый сериал, отключив мессенджеры и уведомления до утра.

Начинать день лучше с самой сложной и объемной задачи. Тогда есть шанс выполнить ее , и еще что-то менее объемное. Иначе вы рискуете не успеть ничего. А когда устали и выдохлись, сделайте что-то из задач, что наиболее для вас приятно (например, написать заметку или личный пост)

Следите за своими биоритмами и обратите внимание, в какие часы ваша активность максимальная. Иногда в эти часы вы можете уместить все свои рабочие задачи за целый день :)

Планировать работу. Мне нравится метод помидора Франческо Чирилло. На решение задачу ставим таймер 25 минут, а потом делаем перерыв на 3-5 минут. Для отслеживания времени у меня стоит приложение.

Чтобы не испытывать отсутствие живого общения и чувствовать себя социально активным:

— общаться в своей команде
— попробовать работать в коворкинге
— можно видео созвоны делать с коллегами, чтобы было пообсуждать день насущный или попить кофе

Ну конечно, чтобы все это не мешало работе:

• включить любимую музыку, если это не мешает вам в работе и продуктивно попахать
  
• обязательно в течение дня делать физ. упражнения, чтобы 5 точка не затекала.
  
• вечером после работы пробежка или прогулка
  

Несмотря на лень — вставать рано. Не выбиваться из привычного рабочего режима: встаем к 9 утра — это поможет и выходить на связь с коллегами мгновенно, что сыграет на позитивной ноте с начальством и не теряться. Надо понимать, что руководителям становится трудно, когда они физически не видят вас в офисе, тем самым они машинально начинают думать, что вы ничего не делаете.

Если вы живете дома один, рекомендую иногда, в «легкие дни», когда нет созвонов с коллегами и важных, срочных задач — выбираться в город в места, где людно и работает интернет: кофейни с небольшим количеством народа, вокршопы, коворкинги.

Сложно, не видя друг друга понять, что за человек, какие у него задачи, какой у него взгляд и интонация, когда он ставит тебе задачу. Включаются внутренние инстинкты, которые заставляют нас дорисовывать картинку, додумывать всю ситуацию. Поэтому, чаще созванивайтесь и проговаривайте все задачи. Если что-то непонятно, уточняйте на месте. Здесь два важных момента: «а, изи, сейчас сделаю», «я что дурачок что ли, буду еще переспрашивать, еще подумают, что тормоз какой-то». Откладывайте оба утверждения в сторону. Повторюсь, так как у вас неполная коммуникация без вербального контакта, по незнанию вы можете что-то упустить. Не все выражаются одинаково терминами, понятиями и тд. Поэтому лучше уточните.

Четкое техническое задание и правила/памятки по созданию чего-либо. Это то, к чему каждая из компаний приходит в какой-то момент времени. Но в случае с удалённой работой, это залог успешной, результативной и быстрой работы. Каждая организация — это микросистема, требующая установок и правил, иначе хаус. А навести порядок в хаосе невозможно.

Ну, и улыбайтесь! Вы не знаете, что там за экраном происходит у человека, в каком он состоянии, а улыбаясь, вы настраиваете себя на позитив, ведь никто не хочет сделать вам плохо, у каждого из вас в организации единая цель — принести успех и процветание компании.