Мы много говорим о важности создания благоприятной рабочей среды, где быстрее можно внедрить изменения и при этом минимизировать напряжение, но мало понимаем, кто может быть этим амбассадором перемен.

В современной и динамичной бизнес-среде, когда много неопределённости, высокие уровни стресса, управление изменениями и разрешение конфликтов становятся критически важными задачами для компаний.

HR Business Partner (HR BP) играет ключевую роль в этих процессах, как медиатор и партнер, связывая стратегические цели компании с потребностями сотрудников. Важно уметь правильно управлять напряжением в коммуникации с командами, которые могут иметь сопротивление к новым целям, задачам и изменениям.

В этой статье мы рассмотрим, как HR BP может эффективно управлять изменениями и минимизировать конфликты. Быть амбассадором перемен для команд.

HR BP — может в разных компаниях занимать разные роли, а их масштаб и уровень ответственности будет отличаться, но важно всегда помнить, что HR BP — стратегический партнер, который помогает бизнесу реализовывать свои цели через управление командами.

Управление изменениями начинается с четкого понимания того, какие перемены необходимы для бизнеса, команд и отвечает на главные вопросы — Зачем? Что? Как?

Это может быть связано с разработкой нового продукта, услуги, стратегии или изменением организационной структуры, внедрением новых бизнес-процессов для решения двух ключевых задач: эффективность и прибыльность.

Например, в одной из компаний был запущен проект по внедрению новой системы управления проектами.

HR BP провел анализ текущих процессов и выявил ключевые области, требующие изменений. Он разработал план внедрения, включающий обучение сотрудников и поддержку на всех этапах.

HR BP важно обеспечивать прозрачность процесса и вовлекать сотрудников в обсуждение изменений, что минимизирует конфликты и напряжение у сотрудников. Это достигается путем эффективной коммуникации, которая является ключом ключ к успешному управлению изменениями.

Это часто упускают на этапе подготовки к запуску проекта: не описывается коммуникационная стратегия, контент-план мероприятий, каналы коммуникации, кто будет амбассадором, лидером.

Используйте различные каналы коммуникации: вебинары, рассылки, встречи, meet up, канал в Телеграм, подкаст, видео интервью, вопрос-ответ. Для информирования сотрудников о предстоящих изменениях. Это поможет снизить уровень тревожности и повысить доверие.

Обучение сотрудников новым навыкам и процессам — важный аспект управления изменениями и снижение конфликтных ситуаций.

HR BP необходимо организовать обучение и обеспечить доступ к необходимым ресурсам, тем самым показывая сотрудникам мета-сообщения: мы готовы вас поддержать в ситуации неопределённости, вы получаете информационную поддержку, вы не одни в этом сложном вопросе.

Конфликты могут возникать по разным причинам: различия в мнениях, недопонимание, недостаток ресурсов, недоверие, отсутствие прозрачности в коммуникации, несоответствие роли и т. д. HR BP важно научиться уметь выявлять источники конфликтов. Уметь считывать контекст ситуации. Понимать, что стоит за конфликтом. Про что эта ситуация для участников конфликта? Какие невербальные и вербальные сигналы несет конфликт. Что HR BP упускает?

Регулярные опросы, своевременная обратная связь от руководителя, работающие процессы, прозрачные коммуникации и фидбек от сотрудников могут помочь выявить потенциальные проблемы до того, как они перерастут в конфликты.

HR BP важно обладать набором инструментов и методик для разрешения конфликтов. Это может включать медиацию, фасилитацию и другие техники.

Важно помнить, что в конфликте есть потенциал для роста и поиска иного решения.

Создание культуры, в которой сотрудники могут открыто обсуждать свои проблемы и конфликты — важный шаг к их предотвращению.

Создаем безопасную среду, где есть возможность вести открытый диалог. Это дает возможность управлять напряжением в командах, показывать через мета-сообщения: я вижу тебя, я уважаю тебя.

Поощряйте сотрудников делиться своими мнениями и предложениями по улучшению процессов.

Например, для запуска проекта по повышению вовлеченности сотрудников «Банк идей», я использовала стратегический подход в реализации проекта в компании Ozon.

Вот основные шаги, которые помогли мне снять сопротивление у сотрудников и вовлекли их в процесс:

1. Лидер проекта определяет заказчика проекта, от кого идет запрос. В моем случае, от генерального директора, который задает следующие вопросы:

• Зачем нужен этот проект в компании?
• Какие задачи мы решаем с помощью проекта?
• Какие метрики эффективности работы проекта.

Например, процент реализованных идей за квартал, год, процент участия сотрудников компании в проекте, процент отклоненных идей .

2. Лидер проекта:

• продумывает каналы коммуникации, контент-план для запуска проекта, стратегию коммуникации с сотрудниками для повышения их вовлеченности и описывает примеры, как будет снимать сопротивление у сотрудников.
• формирует ключевые ценности для сотрудников в участие для проекта «Банк идей», например, удовлетворение потребности в признании, значимости для компании, сопричастности, быстрое влияние на результат, проводит мини-опросы с ними, формируя у них первый интерес к проекту.

3. Описать дорожную карту проекта:

• какие этапы будут основными, кто ответственный за каждый этап, участники проекта, какие есть ресурсы;
• кто будет поддерживать со стороны руководителей и линейных менеджеров, помогать создать положительный пример для остальных сотрудников, то есть ваши агенты изменений и амбассадоры.

4. Разработка алгоритма подачи идей от сотрудников и интуитивно понятного механизма для «Банк идей», например, через онлайн-платформу.

5. Введение системы вознаграждений для сотрудников (лучшая идея квартала, года, самая инновационная идея, самая неординарная идея, выступление на конференции, денежная мотивация), чьи идеи были реализованы, и это стимулирует их к участию и демонстрирует ценность их мнения для компании.

6. Обеспечение своевременной обратной связи по данным идеям. Сотрудникам важно видеть, что их идеи рассматриваются и обсуждаются, даже если их не принимают, работники понимают, почему и какой их статус идеи.

7. Важно формировать культуру открытости, где все могут свободно выражать мысли и идеи без страха перед критикой. Это возможно сделать через внутреннюю социальную сеть, где есть обсуждения, можно поставить лайк за идею другим сотрудникам, увидеть ее статус реализации, прочитать статью от специалиста, у которого успешно реализована идея в компании.

8. Организация хакатонов, конкурсов идей или дней идей в компании, чтобы создать интерес и активное участие со стороны сотрудников.

9. Создание сообщества единомышленников, например вести Телеграм-канал «Банк идей».

Эти шаги помогли мне снять сопротивление, напряжение к запуску нового проекта в компании и создать атмосферу, где сотрудники чувствовали себя вовлеченными и ценными, что способствовало активному участию в проекте «Банк идей».

HR BP умеет разрабатывать стратегии, которые учитывают специфику компании, бизнес-контекст, ценности и ее культуру. Это может включать создание рабочих групп, фокус-группы и другие формы вовлечения сотрудников.

Современные технологии могут помочь HR BP в управлении изменениями и конфликтах. Это могут быть системы для сбора обратной связи, платформы для виртуального обучения, культура открытого диалога, культура обратной связи и благодарности, а также другие инструменты.

Роль HR BP в управлении изменениями и разрешении конфликтов становится все более значимой в условиях быстро меняющегося бизнес-контекста и ограниченных ресурсов.

Инвестируя в обучение, коммуникацию и создание культуры открытости, компании могут не только успешно управлять изменениями, но и снижать количество конфликтов, создавая тем самым продуктивную и гармоничную рабочую среду.