Как HR-ам избежать рисков, проводя оптимизацию затрат

По мере распространения влияния пандемии, HR-лидеры — точно так же как все функциональные лидеры — сталкиваются с необходимостью сокращения затрат, но при этом им особенно важно избежать предсказуемой негативной реакции.

Стратегический план должен превзойти ситуативную срочность, потому что именно способ управления решениями в области затрат сейчас определит, насколько устойчиво вы удержите производительность во время кризиса и выплывете по его окончании.

Компания Gartner уже давно позиционирует оптимизацию затрат как стратегический подход к их управлению, который создан в целях размещения ресурсов под критично важные инициативы и, наоборот, исключения из числа приоритетных инициатив с низким стратегическим значением. Короче говоря, как средство финансирования инновации и роста. Но каким образом этот подход применим во время кризиса?

Проще говоря, HR-лидеры должны действовать в направлении идентификации и эффективного использования краткосрочной отдачи, включая немедленное сокращение затрат. При этом параллельно управляя рисками, связанными с этими решениями по затратам. В случае HR это означает защиту опыта сотрудников и их производительность.

Осуществить планирование различных сценариев с целью оценки текущих и будущих последствий COVID-19 на вашу функциональную область структурированно, применяя надежные критерии. Основываясь на вероятных сценариях, сформулируйте ваш ответ с точки зрения оптимизации затрат.

Использовать надежные источники информации по экономии затрат, чтобы выбрать наиболее перспективные и реалистичные пути немедленного снижения HR-затрат. Но при этом удостоверьтесь, что вы оценили вероятное и потенциально негативное воздействие всех этих мер в полном масштабе — и будьте бдительны, когда идентифицируете случайные и потенциально неявные затраты, связанные с основными.

Защитить сотрудников и их производительность. Ценностное предложение HR заключается не только в обеспечении развития талантов в хорошие времена, но и в защите инвестиций в таланты в неблагоприятные периоды. Очевидно, что инициативы по сокращению затрат и отказ от инвестиций могут нанести ущерб опыту сотрудников в организации, что в свою очередь критично для вовлеченности и производительности. Понимание этого влияния может помочь вам избежать непродуманных решений, которые могут повредить долгосрочному успешному развитию талантов.

Наладить эффективную коммуникацию. Обеспечить прозрачность всех усилий по снижению затрат в разрезе всей организации и заинтересованных лиц.

Если вы вынуждены принять немедленные действия по затратам — даже если у вас не было времени полностью сформулировать стратегический подход к затратам, — эти простые правила могут помочь вам избежать непродуманных решений.

Правило №1. Сфокусируйтесь на немедленном эффекте.

Ставьте целью немедленный эффект. Исключайте, сокращайте или откладывайте те пункты, которые оказывают воздействие через месяцы. Примерами могут быть расходы, понесенные и оплачиваемые ежемесячно, ежеквартально или на основе принципа поступления доходов, но не ежегодно.

Правило №2. Лучше уменьшать выплаты, чем их замораживать.

Уменьшайте, но не замораживайте. Держите фокус внимания на тех затратах, которые реально могут быть снижены или ликвидированы из базы затрат, а не просто заморожены на текущий период с тем, чтобы вновь появиться позже.

Правило №3. Настройтесь на глубокие однократные изменения.

Запланируйте сделать это лишь раз. Многие организации делают достаточно глубокие изменения в первый раз, поэтому бывают вынуждены возвращаться к снижению затрат вновь и вновь, тем самым создавая деструктивный и непродуктивный цикл неопределенности, усилий и потерянной производительности.

Срезайте затраты достаточно «глубоко» в первый раз, и делайте это единовременно, особенно в том, что касается решений по рабочей силе, там, где циклы продолжающегося сокращения штата могут быть особенно деструктивны. Определяйте целевые и нецелевые расходы. Целевые расходы (такие как проекты по оптимизации бизнеса, дополнительные возможности или сервисы/продукты) могут часто казаться наиболее пригодными и легкими для сокращения. Однако, имеются возможности и для сокращения текущих, операционных, нецелевых сервисов.

Правило №4. Примите во внимание и переменные, и постоянные затраты

Беритесь как за переменные, так и постоянные затраты. Фиксированные, постоянные затраты остаются неизменными независимо от активности или объема, например, фонд заработной плат/компенсации. А вот переменные затраты меняются в зависимости от деятельности или объема; примерами могут быть услуги подрядчиков, консультантов и т.п., поэтому сфокусируйтесь как на снижении, так и удалении этого типа затрат.

Если посмотреть за пределы этой пандемии COVID-19, стратегическая оптимизация затрат является строго обязательной, если цель HR — оправиться от удара и дальше расти. Вашими двумя первыми шагами по созданий устойчивой дорожной карты оптимизации затрат должны быть следующие:

Понимайте вашу точку отсчета по затратам и ценности. Определите текущие расходы и эффективность. Без прозрачной базы для подсчета затрат вам будет трудно идентифицировать четкие цели или ценные возможности, особенно в случае обязательного урезания бюджета и в случае краткого времени данного на снижение затрат. Сопоставляйте ваши расходы и эффективность относительно данных коллег с целью определения целевых зон для улучшения, в зависимости от функциональных и производственных целей.

Определяйте и приоритезируйте возможности. Оценивайте вероятное воздействие и потенциальные негативные последствия все мер по урегулированию затрат в масштабе, с тем чтобы обеспечить лучшее соответствие. Обязательно определите и выявите те инициативы, которые наилучшим образом поддерживают ваши цели. Обеспечьте прозрачность вашего механизма выявления и привлеките вашего CFO к вопросам выбора инициатив по движению в сторону ответственных решений и поддержки вашего выбора.

Примечательно, что в случае принятия оптимизации затрат как текущей и постоянной дисциплины, вы уже заранее идентифицируете затратные мероприятия, которые надо принять в первую очередь в условиях кризиса. Вы также сможете избежать некоторых аспектов непрерывного и ситуативного давления на бюджет.

Все заинтересованные стороны будут хорошо знать и поддерживать вашу бюджетную позицию, обусловленную интересами бизнеса — и будут реже призывать вас к уменьшению и оправданию ваших затрат.

Источник: www.gartner.com
Статью перевела Екатерина Смирнова