МЕНЮ
Блог

Как рассчитать штатную численность персонала

В HR с 2011 года. Ex-HR team lead в EPAM. Работал руководителем группы по подбору и адаптации персонала в ООО «Брянская Мясная Компания» (агрохолдинг «Мираторг»).
Мир HR переживает цифровую трансформацию. Мы слышим слова agile, распределенные команды, вовлеченность, марчар и другие. Идти в ногу со временем очень здорово, я только за. Но есть базовые понятия и принципы, от которых никуда не деться. Одно из таких — штатная численность и структура штата организации.

Цели и нормативы расчета

За свою карьеру я успел поработать и в крупных холдингах, и в малом бизнесе — на разных этапах развития. Бизнес постоянно меняется, возникают новые задачи и направления, или приходится делать то, что изначально не предусматривалось бизнес-планом.

В качестве примера можно посмотреть на развитие HR функции. Все традиционно начинается с кадрового делопроизводства, потом отделяется рекрутмент, затем обучение, а дальше могут появиться и event managers, и фасилитаторы, и специалисты по well being. Такие же примеры можно найти и digital сфере и IT.

Казалось бы, появляются люди, и что здесь такого? Внес новую строчку в штатное расписание и забудь. Но не все так просто.
1
Мы все действуем в рамках правового поля.
Чтобы избежать неприятных ответов в ГИТ, нам нужно выполнить ряд формальных требований в плане подготовки локальных нормативных актов до того, как мы примем человека на работу.

Но личный опыт показывает, что между желанием заказчиков вакансии должен состояться внутренний фильтр. Важно, чтобы было точное название новой должности, ее функционал, административное и функциональное подчинение. И не общими шаблонными фразами («решать цели и задачи в плане маркетинга в социальных сетях...»), а конкретными пунктами:

  1. ведение корпоративного аккаунта в Инстаграме (4 поста в день),

  2. создание контента (ролики, фотографии, посты) и т. д.
2
Если в компании есть система грейдов, нужно понять, какой грейд присвоен новой должности и почему?

Если есть нормы по соотношению руководителей и линейного персонала, надо понять, насколько введение новой должности изменит пропорции.
На этих простых примерах мы видим, как изменение численности влияет на структуру штатного расписания, и какие затраты и риски мы берем на себя при изменении численности организации.
Курс «Нормирование труда и управление численностью»: научитесь планировать численность под потребности и бюджет компании

Методики расчета штатной численности

Про цели расчета численности мы поговорили выше. Понятно, что рассчитывать численность надо. Следующий вопрос — как считать?

Здесь мы соприкасаемся с университетской дисциплиной «Экономика труда» и реальностью жизни. Советская и российская экономическая школа (Бухалков, М. И, Бычин, В.Б.Либерман) дают хорошо разработанный базис для нормирования производства, АПК, отчасти — инженерно-технических работников. Но, как показывает практика, к данным нормам надо подходить с осторожностью.

Например, в животноводстве количество рабочего персонала базируется на понятии условная голова. Теленок = 0,5 у. г, бык-производитель = 2 у.г., и количество людей рассчитывается, исходя из планируемой численности поголовья в условных головах. А количество техники, и соответственно механизаторов, — из обрабатываемой площади, количества операций, сроков выполнения сельхозработ.
Кто их рассчитывает?

Профильные специалисты на основе своего мнения. Заглянем в IT-индустрию. Принцип рынка прост, работает по схеме time and material, или по-русски — человекочасы. Из них складывается стоимость разработки. А как рассчитывают человекочасы? Их сообщают либо сами разработчики, либо СТО (технический директор).

Как мы видим, в основе всего лежит все тот же человеческий фактор. Лучшим решением для своей собственной нормы видится комплексный анализ с привлечением экспертов.

Что такое среднесписочная численность работников

Среднесписочная численность работников — это показатель, рассчитываемый за определенный период. Его получают путем подсчета работников, для которых место работы является основным + работники с неполной занятостью.

Списочная численность работников предприятия — это почти все, кто на нем работает, кроме отдельных категорий.

Фактическая численность — те, кто действительно работают в организации.

Штатная численность — наиболее сложный для расчета показатель. В нем применяются знания из экономики труда. Мы рассчитываем планируемый объем работ и делим его на норму. Для полного понимания того, сколько нам потребуется персонала, мы должны учесть коэффициент невыполнения и коэффициент абсентеизма. Тогда мы получим то число работников, которое надо вносить в штатное расписание. Но стоит учесть и коэффициент текучести персонала, чтобы не сесть в лужу.

Кто входит в среднесписочную численность работников

Предположим, что наше предприятие успешно проработало год и мы решили посчитать среднесписочную численность работников за год. Для начала определимся, кого и как считаем.

Есть численность среднесписочная и есть средняя численность работников.

В среднесписочной численности учитываются только сотрудники, работающие по трудовым договорам. В расчет не включаются:

  • внешние совместители,

  • неработающие сотрудники в декрете,

  • работники в учебном отпуске.

Как рассчитать среднесписочную численность работников

100 сотрудников * 20 дней + 95 * 11 дней / 31 или 30 дней = 101,5 (округляем до целого)
95 здесь — это количество оставшихся сотрудников: было 100 сотрудников на 20 рабочих дней, уволилось 5, получаем 95 человек на 11 оставшихся дней в периоде.

Если есть люди, которые работают на полставки, то их считаем отдельно. Пример:
240 часов (4 человека по 4 часа в течение 20 рабочих дней) / 8 (полная ставка) * 20 (количество рабочих дней в месяце) = 2

В списочную численность организации мы подаем всех, кто числится в организации. Не включаются в списочный состав:

  • внешние совместители (внутренние включаются, как 1 единица, по основному месту работы);

  • привлеченные на основании ГПД;

  • собственники компании, если они не получают заработную плату;

  • военнослужащие, лица, отбывающие наказания, и другие привлеченные по специальным договорам с государственными организациями.

Как рассчитать штатную численность персонала

Расчет основан на понятиях нормы труда.
Нормативная численность = планируемый объем работ / (Фонд рабочего времени (планируемый) * план на одного работника * коэффициент выполнения нормы)
Нужно учитывать, что работник не сидит 8 часов подряд, прикованным к рабочему месту, будь то офисный стол или станок на производстве. Нормой считается 90% рабочего времени из запланированного.

Как видно из расчета, это норма без учета больничных, отпусков и прочих внезапностей реальной жизни. Не считая того, что планируемый объем работ тоже может поменяться в большую или меньшую сторону.

Как рассчитать плановую численность

Когда мы нормативную численность умножаем на коэффициент невыполнения, то откуда он берется?

Возьмем пример работника за год.
28 дней отпуска (выгуливать надо весь, требует ТК, ГИТ может наказать)

14 дней больничного (в среднем за год)

7 дней за свой счет (в среднем за год)
Считаем коэффициент невыполнения:
(28*8 + 14*8 + 7*8) = 392
Фонд рабочего времени на 2021 год — 1972 часа.

Поправим на коэффициент абсентеизма: 1972*0,9=1775.

Теперь считаем коэффициент невыхода:
1 + 392 / 1972=1,2
И считаем плановую численность на нескольких примерах.

Пример 1.

Возьмем проект по разработке ПО, оцененный в 6000 часов.
6000 (план) / (1972 (производственный календарь на 1 человека 2021) * 1 (норма в час) * 0,9 (коэффициент выполнения нормы или коэффициент абсентеизма) = 3,38 человек на год
Умножаем на коэффициент невыполнения:
3,38 * 1,2 = 4,056

получаем 4 вместо 3 разработчиков
Пример 2

Сборка заказов (для простоты подсчетов берем только рабочие дни). Планируем отгрузить 100 000 заказов за год.
100 000 / (1972 * 3 (норма заказов в час) * 0,9) = 18,78 = 19 человек
Умножаем на коэффициент невыполнения: 19 * 1,2 = 22,8

А если вспомним про текучесть персонала, то получим — 23+30% = 30 человек.

Это примерно планируемая численность персонала.

Как узнать фактическую или явочную численность

Здесь все просто. Выгружаем табель учета рабочего времени на сегодня и смотрим, кто же у нас все-таки работает.

Заключение

Мы познакомились с различными видами подсчета численности персонала. Зачем все это надо считать? Знания этих цифр поможет ответить на вопросы, что происходит в бизнесе.

Насколько мы правильно нормируем и рассчитываем показатели и нагрузку на людей? Насколько вознаграждение справедливо? Есть ли у нас недооцененные или переоцененные сотрудники? При подсчете всех этих цифр главное не бояться ошибиться, все перепроверить и подходить ко всему критически.
Мнение автора может не совпадать с мнением редакции. Мы публикуем разные точки зрения.
Читайте больше интересных материалов в нашем блоге:
Показать ещё...