Воронка подбора персонала: советы рекрутера

«Некогда думать — работать надо!». Когда резюме уже снятся, ZOOM виснет от бесконечных созвонов, а среди соискателей все нет того самого, многие HR игнорируют воронку найма персонала. Мол, какой смысл время терять — сотрудники сами себя не найдут!

Если и вы так думаете, то вам есть, куда расти. Правильно настроенная воронка подбора кандидатов обеспечит вам парочку лишних кофе-брейков, сэкономит бюджет компании и нервы шефа. Это минимум!

Изучите ключевые методы построения и анализа воронки. Не упустите шанс стать лучшим рекрутером не только для своей компании!

Что такое воронка подбора персонала

Чтобы устроиться на работу в компанию, соискатель проходит ряд этапов отбора. Они заранее прописаны по каждой вакансии. Путь героя (кандидата) легко показать наглядно.

Воронка найма персонала — это схематическая и численная визуализация всех этапов процесса подбора и прохождения их кандидатами.

На каждой такой схеме видно все этапы и количество кандидатов, которые остались по результатам каждого.

Так ли важно постфактум видеть, как проходил процесс поиска персонала? По данному выше определению может показаться, что создание такой схемы — чистая формальность. Многие начинающие HR и делают ее «для галочки». Опыта и знаний кстати можно набраться здесь: «Руководитель по рекрутменту».

Правда в том, что воронка рекрутинга — это не просто рисунок, это четкий алгоритм получения сотрудника для компании от момента «как мне привлечь соискателей в нашу компанию» до стажировки и завершения испытательного срока.

Если вы правильно подойдите к этому алгоритму, то сможете среди прочего:

• быстро находить проблемы в подборе и решать их еще в процессе поиска;
• планировать процесс найма и прогнозировать сроки;
• на основе прогноза количества соискателей рассчитывать стоимость подбора;
• управлять этапами найма и анализировать эффективность каждого;
• улучшить и ускорить процесс привлечения нужных кандидатов.

Аналогичный подход используют в продажах. Построив так называемую «воронку продаж», легко рассчитать выхлоп от вложений в трафик.

Виды воронок подбора персонала

Смыслы и цели инструмента воронка рекрутинга можно разделить на две группы:

• анализ и улучшение эффективности процесса найма;
• прогноз количества, сроков и стоимости подбора.

В зависимости от нужных целей используют два вида воронок:

1. Прямая воронка — помогает оценить, насколько эффективен процесс найма.
2. Обратная воронка — помогает прогнозировать количество соискателей на всех этапах.

Прямая строится под каждую вакансию на каждом конкретном предприятии. Она всегда неповторима. По сути, это вот то, что мы писали ранее — точное описание процесса по реальным цифрам.

Тут важно найти и отметить все этапы подбора, а потом наблюдать движение кандидатов. Для учета используют показатели:

• относительные (например, процентное соотношение прошедших этап к участвующим);
• абсолютные (количество лидеров этапов).

Прямая воронка — это зеркало процесса подбора. Она помогает его совершенствовать, показывая реальную ситуацию.

Обратная воронка найма сотрудников — инструмент прогнозирования. Ее создают по данным о предыдущих успешных поисках, чтобы, например, просчитать время на закрытие и будущий входной трафик.

Этапы воронки подбора персонала

Рассмотрим самые популярные шаги, которые используют в поиске большинство компаний. На истину в последней инстанции не претендуем. Суть в том, чтобы понять принцип.

Этап 0. Подготовка.
Готовим портрет кандидата, информируем общественность о HR-бренде и привлекаем на вакансию.

Некоторым рекрутерам кажется, что этот этап нельзя оцифровать. Поэтому его не указывают в воронке и не подвергают совершенствованию. Это ошибка. Потому что от подготовки зависит, кто и как быстро откликнется.

Тут нужно:

1. Подготовить портрет кандидата. Описываем идеального претендента максимально подробно: образование, умения, опыт, интересы, мотивацию. Важно, чтобы человек себя узнал! Знание же интересов помогает понять, где он обитает — а это наши каналы поиска.
2. Проинформировать общественность о HR-бренде. По портрету отбираем каналы поиска и на этих ресурсах популяризируем бренд компании-работодателя. Если такая работа не велась раньше. Важно честно указать ровно столько существенных преимуществ и «плюшек», чтобы откликались сознательные люди, а не толпа любителей халявных бассейнов и курсов English.
3. Привлечь на вакансию. Просто публикуем предложение работы. Опять-таки учитывая портрет. На каждую вакансию лучше делать отдельное объявление.

Этап 1. Отклик.
Собираем резюме.

Важно, чтобы удобно было и вам и соискателю. Это быстрая форма отправки резюме, доступ к ней с любого гаджета, автоответ на отклик, работающая база приема заявок.

Этот этап — входное «отверстие» нашей воронки.

Этап 2. Первичная оценка претендентов.
Отбираем кандидатов по резюме.

Задача — отсеять соискателей нерелевантных вакансии и вынести в шорт-лист самых интересных и проактивных.

«Фаворитам» для повышения лояльности хорошо бы дать обратную связь.

Имейте ввиду, что программы автоматического отбора резюме иногда ошибаются. Чтобы не пропустить подходящих кандидатов, настройте все максимально правильно. И используете проверенные программы, например отсюда «Инструменты для эффективного рекрутмента».

Этап 3. Собеседования.
Непосредственный контакт с претендентом онлайн или «вживую».

Этот этап подразделяется на подэтапы. Сюда же можно отнести этап «Тестирование». Если такие шаги есть, каждый отдельно оценивают на эффективность:

1. Встреча с рекрутером.
2. Собеседование с непосредственным начальником.
3. Разговор с руководителем высшего звена и коллегами: такой чести удостаиваются претенденты на серьезные должности.

Здесь самое сложное — сохранить объективность. Заранее разработайте общие для всех критерии оценки и выбираете ответственного за решение.

Этот этап очень важен. Его результаты показывают качество предыдущих этапов и дают базу для следующих. Тут оцениваем процент успешно прошедших собеседования к количеству собеседуемых.

Пример. Если на этапе оценки резюме или собеседования HR был слишком «добрым» и пропустил малоподходящих кандидатов, то процент победителей этапа собеседования будет низким.

Этап 4. Оффер и найм.
Заключительный этап воронки.

Здесь может быть один шаг воронки или даже три:

• оффер;
• стажировка;
• найм.

Все зависит от вакансии.

Чтобы претендент не передумал, действуйте быстро. Не забывайте и других кандидатов, если вдруг лидер откажется.

На этом этапе/этапах важны процент согласия на оффер, время на решение, длительность и успешность стажировки и срок до окончательного оформления. Более детально можете изучить на курсах для рекрутеров-руководителей — «Руководитель по рекрутменту».

Как сделать расчет главных показателей воронки подбора персонала

Главное в воронке подбора персонала — как рассчитать все важные показатели. Будем говорить о 3 ключевых:

• конверсия этапов подбора;
• общая конверсия этапов подбора;
• длительность подбора.

Конверсия этапов подбора
Показатель используют для оценки эффективности каждого этапа. Рассчитываем по простой формуле:

Конверсия этапа = ((К-во кандидатов прошедших этап) / (к-во кандидатов прошедших предыдущий этап)) × 100%.

По сути, находим процент прошедших этап.

Пример. Если вы получили всего 120 резюме, а после их просмотра осталось 70 кандидатов, то конверсия будет равна: (70/120)x100%= 58,3%

Важно! Конверсию первого этапа считаем как 100%.

Установленных нормативов по конверсиям этапов нет. Считается нормальным, если она на начальных этапах низкая.

Если же этот показатель ниже 50% на уровне собеседования с профильным сотрудником и ниже — уже не очень. Это значит, что или предыдущие этапы были неэффективны, или у руководителя какие-то не те требования. Чтобы избежать лишних трудозатрат, надо искать несоответствия уже в процессе.

Общая конверсия воронки подбора

С помощью этого показателя оцениваем общую эффективность воронки.
Рассчитываем по такой формуле:

Общая конверсия = (К-во человек на последнем этапе / количество кандидатов на первом этапе) × 100%.

Пример. Вы получили 80 откликов, а оффер получили 3 человека. Конверсия будет: (3/80)х100%= 3,75%.

Эффективной считается воронка с общей конверсией от 5%. Если она ниже — надо искать причины и улучшать.

Длительность подбора

Знание этого показателя позволяет планировать сроки поиска и закрытия вакансии.

Рассчитываем по формуле:

Длительность подбора = Σ средних сроков длительности всех этапов для претендентов.

Как и предыдущие, хорошо рассчитывать этот показатель воронки подбора персонала в Excel. Поднимите статистические данные и используйте функцию MEDIAN: тут будет учтены средние данные без критических отклонений.

Что еще важно

Полезно также анализировать следующие показатели:

• среднее время, за которое закрывается вакансия;
• длительность этапов;
• стоимость воронки = цена источника + трудозатраты в денежном выражении.

Оценку проводим сравнивая показатели по похожим вакансиям внутри своей компании или по отчетам других компаний.

Как повысить эффективность воронок подбора персонала

Используем все изученное выше: построенную воронку и показатели из предыдущего раздела — в частности длительность найма, общую конверсию и по каждому этапам.

Шаги по улучшению эффективности:

1. Построить воронку подбора персонала, если ее еще нет. Уже одно это — первый шаг к оптимизации.
2. Рассчитать показатели эффективности и оценить их. Показатели срочных действий — общая конверсия ниже 5% и конверсии после собеседований ниже 50%.
3. Проанализировать, какой уровень отсева кандидатов при переходе между этапами. В случае низкой конверсии разобраться, почему на вакансию откликается много, а по резюме большинство отсеивается, почему соискатели подходящие у не нравятся руководителю и так далее.
4. Переработать портрет кандидата в соответствии с неучтенными ранее требованиями и критериями.
5. Поменять фильтры приема заявок.
6. Пересмотреть брендирование компании. Возможно, кандидаты не так представляют работу в компании.
7. Проанализируйте рынок труда. Не факт, что искомый вами кандидат вообще существует. Или ваше предложение вполне соответствует его компетенции.
8. Проанализировать эффективность каналов поиска и оптимизировать. Не все каналы для всех вакансий одинаково эффективны. Для экономии ресурсов часть можно исключить.

После анализа воронки оптимизируйте все, что можно, обновите ее и сравните показатели. Повторите при потребности. Специалисты, которые прошли

Подходы и инструменты в отборе персонала

Чтобы оптимизировать работу с воронкой найма персонала, опытные HR, кроме анализа показателей, используют разные техники. Здесь вы глубоко изучите все самые передовые инструменты и нюансы их использования — «Рекрутмент PRO для команды». Сейчас же поговорим о канбан и эджайл.

Канбан — способ визуализации процессов, который помогает их улучшить и ускорить. Главное, что мы с помощью этой техники можем видеть ситуацию в моменте, чтобы сразу же ее исправить.

Для работы с воронкой подбора кандидатов важно, например, знать следующее:

• какие задачи еще взять и обработать;
• что уже выполняется;
• завершенные задачи

По сути, канбан с помощью таблиц и графов показывает процесс работы на каждом этапе воронки. Удобно для каждого этапа делать отдельную визуализацию по задачам.

Эджайл — это подход в основном про гибкость и диалог non-stop между участниками процесса. По сути, это система адаптивных методик для комфорта взаимодействия между людьми. На первое место выходят не жесткие рамки плана, а реальные возможности людей и потребности.

Советы и главные выводы

Сделайте, чтобы этапы воронки подбора персонала показывали реальные 
 процессы. Просто добавьте в нее все те шаги, которые проходят ваши кандидаты. Все просто и четко — фантазии здесь не место. Иначе воронка будет бесполезна, если даже не вредна.

Важно каждый этап согласования выделить отдельно. Если кандидат проходит 3 собеседования и после каждого может не подойти, то каждое — это новый трек пути героя. Так оценивать получится каждый.

Для каждой отдельной вакансии делайте новую воронку. Если, конечно, у вас в компании одинаково не собеседует уборщицу и финдиректора.

Узнайте все об отказах по кандидатам: кто, на каком этапе и почему. Это поможет улучшить вакансию и портрет кандидата. Но помните, что это не часть воронки. Отказ может быть результатом на любом этапе.

Чтобы оценить эффективно источника, указываете при анализе его точное название. Не «соцсети», а «Вк», не «внешняя реклама», а место стенда.

И последнее. Исследуйте воронку, оценивайте результаты и оптимизируйте процесс найма. Потому что некачественная воронка — это лишние трудозатраты, трата бюджета и неэффективность процесса найма.

А правильно построенный процесс, и следовательно, воронка найма — залог будущего успеха как найма, так и вас как HR.