Курсы для HR, специалистов, руководителей и компаний
Курсы для HR, специалистов, руководителей и компаний
Блог
Как разобраться
с информационным хаосом
в компании
с информационным хаосом
в компании
Создаём корпоративные сторис за минуту
Информационный хаос — состояние, при котором организационные и коммуникационные процессы в организации не имеют четких правил и структуры.
Компания может продолжать заниматься своей деятельностью, а сотрудники ходить на работу и выполнять задачи, но процессы станут не эффективными, а конечный продукт будет худшего качества.
Компания может продолжать заниматься своей деятельностью, а сотрудники ходить на работу и выполнять задачи, но процессы станут не эффективными, а конечный продукт будет худшего качества.
Приведём пример: на большом предприятии проходит аттестация по технике безопасности — все сотрудники должны изучить обучающие материалы и расписаться. Не имея налаженных каналов коммуникации, ответственные делают почтовую рассылку по сотрудникам и размещают объявление на корпоративном портале.
Часть сотрудников не пользуется этими инструментами (так как они не нужны для выполнения повседневных задач), еще часть, наоборот, активно использует почту и письмо с информацией «теряется» в их почтовом ящике.
В итоге, когда подходит дедлайн прохождения аттестации, оказывается, что большая часть сотрудников не пришла, так как не заметила или пропустила эту информацию. А ответственным приходится тратить несколько дней только на обзвон сотрудников, лично приглашая каждого на аттестацию.
Компания теряет деньги из-за фактически потерянного рабочего времени ответственных за аттестацию, а они сами демотивированы и менее продуктивны из-за лишней работы, которую им приходится делать.
Если бы в компании были налажены процессы для повседневного информирования сотрудников или был инструмент для массового экстренного уведомления, компания сэкономила бы деньги и силы сотрудников, повысив общую продуктивность.
Часть сотрудников не пользуется этими инструментами (так как они не нужны для выполнения повседневных задач), еще часть, наоборот, активно использует почту и письмо с информацией «теряется» в их почтовом ящике.
В итоге, когда подходит дедлайн прохождения аттестации, оказывается, что большая часть сотрудников не пришла, так как не заметила или пропустила эту информацию. А ответственным приходится тратить несколько дней только на обзвон сотрудников, лично приглашая каждого на аттестацию.
Компания теряет деньги из-за фактически потерянного рабочего времени ответственных за аттестацию, а они сами демотивированы и менее продуктивны из-за лишней работы, которую им приходится делать.
Если бы в компании были налажены процессы для повседневного информирования сотрудников или был инструмент для массового экстренного уведомления, компания сэкономила бы деньги и силы сотрудников, повысив общую продуктивность.
Таких примеров можно привести много: ремонт на парковке, из-за которого неинформированные сотрудники опоздают на работу, или контакты клиентов, которые могут потеряться из-за использования неподходящих каналов коммуникации между сотрудниками.
Таким образом систематизированный и обдуманный подход к построению рабочих процессов и коммуникации может повысить продуктивность, уменьшить количество ошибок и стресс сотрудников, ведь они всегда будут знать, что нужно делать для решения задачи и где искать информацию. Есть два основных направления информационного хаоса, на которые может повлиять HR-отдел, — организационное и коммуникационное.
Таким образом систематизированный и обдуманный подход к построению рабочих процессов и коммуникации может повысить продуктивность, уменьшить количество ошибок и стресс сотрудников, ведь они всегда будут знать, что нужно делать для решения задачи и где искать информацию. Есть два основных направления информационного хаоса, на которые может повлиять HR-отдел, — организационное и коммуникационное.
Организационный хаос
Если не структурировать рабочие процессы в организации, будет страдать продуктивность и мотивация сотрудников.
Никто не любит искать нужный документ, информацию или не понимать, к кому обратиться за помощью. Особенно это касается новых сотрудников, которые еще не знают коллег и могут не понимать тонкостей корпоративной культуры.
Никто не любит искать нужный документ, информацию или не понимать, к кому обратиться за помощью. Особенно это касается новых сотрудников, которые еще не знают коллег и могут не понимать тонкостей корпоративной культуры.
Электронный документооборот
В 2022 закон позволяет вести почти все кадровые документы в электронном виде, и это стоит сделать.
Возможность получить нужную справку или оформить отпуск дистанционно сэкономит время не только сотрудникам, но и HR. А электронный учет позволит надежно хранить все документы и быстро находить их при необходимости.
Возможность получить нужную справку или оформить отпуск дистанционно сэкономит время не только сотрудникам, но и HR. А электронный учет позволит надежно хранить все документы и быстро находить их при необходимости.
Визуализация организационной структуры
Не во всех компаниях есть чёткая внутренняя структура, и это создает проблемы. Но даже ее наличие не решает некоторые сложности.
Часто сотрудники должны взаимодействовать с коллегами из других отделов, но возникает сложность при поиске ответственных за конкретную задачу, руководителей других отделов или контактов коллег. Команда тратит время, а новички испытывают трудности при знакомстве со структурой компании.
Для улучшения этих процессов существуют продукты для визуализации оргструктуры. Они наглядно показывают схему взаимодействия отделов, имена и контакты руководителей и сотрудников, позволяют легко искать данные о нужных коллегах.
Часто сотрудники должны взаимодействовать с коллегами из других отделов, но возникает сложность при поиске ответственных за конкретную задачу, руководителей других отделов или контактов коллег. Команда тратит время, а новички испытывают трудности при знакомстве со структурой компании.
Для улучшения этих процессов существуют продукты для визуализации оргструктуры. Они наглядно показывают схему взаимодействия отделов, имена и контакты руководителей и сотрудников, позволяют легко искать данные о нужных коллегах.
Роль руководителей
Быть на связи с сотрудниками и вести коммуникацию от имени компании — важная часть работы руководителя. Кроме того, руководители лучше всех понимают цели и задачи организации, как долгосрочные, так и краткосрочные. Очень важно, чтобы эта информация доносилась до работников «из первых рук».
Руководство должно делиться видением рынка, приоритетами компании и идеями. Это внесет ясность среди работников, повысит их мотивацию и доверие компании и поможет в достижении глобальных целей.
Руководство должно делиться видением рынка, приоритетами компании и идеями. Это внесет ясность среди работников, повысит их мотивацию и доверие компании и поможет в достижении глобальных целей.
Коммуникационный хаос
HR-специалист не может влиять на общение между сотрудниками и отделами, но зато может менять подход к внутренним коммуникациям компании с сотрудниками, предлагать и внедрять новые инструменты и регулировать их использование.
Вовлекающий контент
Информированность действительно может повлиять на продуктивность, вовлеченность и текучку персонала. Важно делиться с командой не только информацией, касающейся рабочего процесса, но и вовлекающим контентом, например, успешными кейсами клиентов, материалами о работе разных отделов организации.
Такой контент создаст у сотрудников ощущение причастности к чему-то большему, поможет им понять ценность своей работы. А значит, они будут мотивированы работать усерднее и, скорее всего, не уйдут из компании.
Такой контент создаст у сотрудников ощущение причастности к чему-то большему, поможет им понять ценность своей работы. А значит, они будут мотивированы работать усерднее и, скорее всего, не уйдут из компании.
Важно помнить, что корпоративный контент конкурирует с социальными сетями и мессенджерами, и за внимание сотрудников нужно еще побороться.
Для этого используйте более вовлекающие форматы. Вместо сплошного текста добавляйте живые фотографии, видео или другие иллюстрации. Работайте над заголовками и старайтесь делать их лаконичными, но выражающими основную мысль.
Для этого используйте более вовлекающие форматы. Вместо сплошного текста добавляйте живые фотографии, видео или другие иллюстрации. Работайте над заголовками и старайтесь делать их лаконичными, но выражающими основную мысль.
Чёткая специализация каналов коммуникации
Не все инструменты универсальны. Конечно, почта и мессенджеры подходят для отправки и чтения любого контента, но не стоит забывать об их основной специализации.
Почта в основном используется для делового общения, взаимодействия с клиентами и коллегами из других отделов.
Корпоративные мессенджеры, например MS Teams, отлично подходят для повседневного обсуждения задач и звонков. А корпоративный портал, хотя и служит источником контента от компании, плохо подходит для его распространения — сотрудникам не всегда удобно с ним работать и туда редко заходят добровольно.
Поэтому, если вы хотите, чтобы сотрудники были информированы и вовлечены в работу организации, нужно помнить об этих особенностях и выбирать удобные каналы коммуникации.
Не стоит часто рассылать материалы сотрудникам через рабочие каналы, они будут теряться или мешать находить действительно важные письма и сообщения. Лучше подобрать инструменты, которые позволяют делиться вовлекающим контентом, не отвлекая сотрудников от рабочих дел.
Почта в основном используется для делового общения, взаимодействия с клиентами и коллегами из других отделов.
Корпоративные мессенджеры, например MS Teams, отлично подходят для повседневного обсуждения задач и звонков. А корпоративный портал, хотя и служит источником контента от компании, плохо подходит для его распространения — сотрудникам не всегда удобно с ним работать и туда редко заходят добровольно.
Поэтому, если вы хотите, чтобы сотрудники были информированы и вовлечены в работу организации, нужно помнить об этих особенностях и выбирать удобные каналы коммуникации.
Не стоит часто рассылать материалы сотрудникам через рабочие каналы, они будут теряться или мешать находить действительно важные письма и сообщения. Лучше подобрать инструменты, которые позволяют делиться вовлекающим контентом, не отвлекая сотрудников от рабочих дел.
Персонализация и таргетинг
Ещё один важный момент при борьбе с информационным хаосом — использование таргетинга и персонализации, то есть делиться информацией только с теми сотрудниками, для которых она актуальна.
Например, удалённым сотрудникам вряд ли понадобится информация об обновлении пропусков в офисе. А в филиале в Ростове не нужна информация о мероприятии в московском офисе.
Персонализация подразумевает, что сотрудник получает только ту информацию, которая ему интересна. Чтобы это работало правильно, нужно соблюсти два условия:
- Во-первых, контента должно быть много, иначе в персонализации не будет смысла.
- Во-вторых, нужно разработать для сотрудников способ выбирать, что им интересно, и отправлять материалы на основании этих данных.
Например, можно периодически проводить опрос, в котором работники могут выбирать нужные категории или давать возможность отписаться от неинтересных писем.
Возможно, это звучит сложно, но результат стоит того. Сотрудникам будет действительно интересно узнавать о событиях в компании, читать корпоративный контент, и они будут ждать новые материалы, ведь в них попадает только актуальная и нужная им информация.
Готовое решение для коммуникации с сотрудниками
Corpstories поможет исправить информационный хаос в вашей компании.
Это инструмент для создания и трансляции корпоративных сторис — небольших иллюстрированных материалов или видео, которые призваны донести одну мысль или побудить сотрудника пройти опрос или перейти по ссылке.
Это инструмент для создания и трансляции корпоративных сторис — небольших иллюстрированных материалов или видео, которые призваны донести одну мысль или побудить сотрудника пройти опрос или перейти по ссылке.
Также формат сторис позволяет геймифицировать коммуникацию в компании — проводить тесты и викторины, оставлять лайки и комментарии к историям.
Делитесь новостями и успехами компании, историями успеха, обращениями руководителей, актуальными метриками и KPI прямо из CRM, анонсами мероприятий, файлами и новостями из корпоративного портала и развлекательным контентом — сотрудники всегда будут информированы и вовлечены, не отвлекаясь от работы!
Corpstories работает на компьютерах, смартфонах и в формате корпоративного телевидения (на экранах в офисе), сторис можно создать один раз и отправить на любые типы устройств без лишних действий.
С помощью тегов и папок можно таргетировать контент и отправлять его только определенным сотрудникам. А встроенный медиаплан позволяет готовить контент заранее и транслировать его, только когда он актуален.
Делитесь новостями и успехами компании, историями успеха, обращениями руководителей, актуальными метриками и KPI прямо из CRM, анонсами мероприятий, файлами и новостями из корпоративного портала и развлекательным контентом — сотрудники всегда будут информированы и вовлечены, не отвлекаясь от работы!
Corpstories работает на компьютерах, смартфонах и в формате корпоративного телевидения (на экранах в офисе), сторис можно создать один раз и отправить на любые типы устройств без лишних действий.
С помощью тегов и папок можно таргетировать контент и отправлять его только определенным сотрудникам. А встроенный медиаплан позволяет готовить контент заранее и транслировать его, только когда он актуален.
Результаты использования Corpstories
Корпоративное телевидение и сторис на устройствах сотрудников объединяют разрозненные каналы коммуникации и повышают вовлеченность и информированность сотрудников.
Согласно исследованиям института Gallup, работа с вовлечённостью и информированием влияет на бизнес-показатели компании.
Так, в компаниях с высоким уровнем вовлеченности в среднем прибыльность выше на 23%, продуктивность продажников выше на 18%, лояльность клиентов выше на 10%, а количество ошибок и дефектов продукции, инцидентов на производстве и процент прогулов значительно ниже.
Согласно исследованиям института Gallup, работа с вовлечённостью и информированием влияет на бизнес-показатели компании.
Так, в компаниях с высоким уровнем вовлеченности в среднем прибыльность выше на 23%, продуктивность продажников выше на 18%, лояльность клиентов выше на 10%, а количество ошибок и дефектов продукции, инцидентов на производстве и процент прогулов значительно ниже.
Кейс корпоративной трансформации «ВЫ:ДВИЖЕНИЕ»
Решили 2 основные задачи: вовлечь работников производства в процесс внутренней коммуникации и повысить информированность о проводимой политике корпоративной трансформации «ВЫ:ДВИЖЕНИЕ».
Что сделали
Использовали экраны в офисе и в местах отдыха на производстве, с помощью которых все сотрудники смогли получать важную и полезную информацию, не отвлекаясь от работы.
На них разместили новости компании, обращения руководства, информацию о программе трансформации и полезный контент для работников.
Что сделали
Использовали экраны в офисе и в местах отдыха на производстве, с помощью которых все сотрудники смогли получать важную и полезную информацию, не отвлекаясь от работы.
На них разместили новости компании, обращения руководства, информацию о программе трансформации и полезный контент для работников.
Также для поддержки программы трансформации мы установили сенсорные информационные киоски, где сотрудники могли узнать контактные данные коллег, найти исполнителей для задач и поставить оценку коллегам за уровень профессионализма.
Разные отделы компании соревновались в средней оценке, что должно было повысить качество работы и внутреннюю клиентоориенторванность.
Опросы, проведённые через несколько месяцев после внедрения Corpstories, показали, что информированность сотрудников о программе трансформации удвоилась, а среди основных каналов получения информации 15% сотрудников выделяли экраны в офисе и местах отдыха.
Узнайте больше о возможностях Corpstories и оставьте заявку
на демо-встречу со специалистом на сайте Corpstories.ru
на демо-встречу со специалистом на сайте Corpstories.ru
Уважаемые читатели: полное или частичное копирование материалов сайта возможно только при указании ссылки на источник.
Просим уважительно относится к труду наших авторов.
Просим уважительно относится к труду наших авторов.
Error get alias