МЕНЮ
Блог

Кадровый электронный документооборот: плюсы, минусы, итоги

Мария Столовая
Менеджер по персоналу, компания «ДоксВижн»
Федеральный закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», принятый в конце 2021 г., легализовал безбумажный кадровый электронный документооборот (КЭДО). Однако, по-прежнему каждая организация самостоятельно решает переводить кадровые процессы в «цифру» или нет.
Первые ласточки – компании, которые оцифровали часть кадровых процессов самостоятельно или в рамках 2-годичного «эксперимента по использованию электронного кадрового документооборота», - вовсю делятся положительными результатами и опытом. В их числе и компания «ДоксВижн», разработчик платформы для автоматизации внутреннего документооборота Docsvision. Справедливости ради отметим: компании переводили в электронный вид процессы, «безопасные» с точки зрения права и отнимающие ресурсы на коммуникацию – согласование графика отпусков, оформление командировок и отпусков.

Организационно-структурные причины перехода на КЭДО

Причины не уникальны для каждой компании, в отличие от внутренней кухни. Здесь я описываю опыт компании «ДоксВижн», но он может быть перенесён и на другие организации.
1
Распределённая структура организации.
2
Преобладание молодых сотрудников в компании, которые не отличаются перфекционизмом по отношению к кадровым процедурам. Бумажные документы выглядят для них архаизмом, от которого нужно уходить.
3
3 формы работы: офис, удалёнка и гибридная.
4
Требования в рамках группы компаний и высокие стандарты в области качества.
Автоматизация даже части кадровых процессов потребовала от нас подготовительной работы:

  • Мы провели ревизию процессов и документов, которые у нас есть в области управления кадрами. Наша цель была – отказаться от дублей и по возможности упростить процесс.
  • Мы проверили безопасность перевода кадрового процесса в электронный вид с точки зрения нормативной и правовой базы. Наша цель – защитить интересы компании и сотрудников в случае судебных споров.
  • Перевод процесса в цифровое пространство.

Ранее я уже описывала более подробно наш опыт перехода на КЭДО.
Узнайте, какие изменения произошли в ТК РФ и как с ними работать

Плюсы КЭДО

Упрощение контроля стадий процессов
Автоматизация любого процесса делает его прозрачным. Руководитель HR-службы или отдельный сотрудник может посмотреть в системе, на какой стадии, на ком застопорился процесс. Плюс сама система может отправлять уведомления о новой или напоминать о поставленной задаче, если сотрудник не сделал это самостоятельно.
В нашей компании перевод процесса по планированию и оформлению отпусков снизил нагрузку на сотрудников кадровой службы в плане коммуникации с сотрудниками. Больше не надо отмечать в личных excel, кто прислал свой график, а кому ещё надо отметить. Нет необходимости напоминать сотрудникам о предстоящем отпуске. Всю эту коммуникацию система забирает на себя.
Экономия времени при работе с кадровыми документами
Система для кадрового электронного документооборота позволяет автоматически формировать документы на основе ранее созданных шаблонов, занесённых в систему, а также справочника сотрудников. В этом справочнике может содержаться максимально полная информация – не только имя и должность, но и паспортные данные, контакты и адреса. Например, у наших коллег и клиентов компании «Газпром добыча Краснодар» автоматизирован процесс согласования приёма нового сотрудника на работу и последующий процесс перевода на новую должность. Когда все ответственные сотрудники компании подтверждают новое назначение, то система автоматически формирует соответствующий приказ.
Снижение вероятности ошибки
Например, в компании «ДоксВижн» в результате перевода в цифровое пространство процесса по оформлению командировок наши сотрудники стали меньше ошибаться в датах или других детальных данных. Когда сотрудник указывает даты командировки без учёта дороги, а подгруженные билеты помогают системе правильно оформить приказ на основе всех данных. Не нужно дополнительно связываться с коллегами, чтобы уточнить даты.
Высвобождение дополнительного времени и возможностей для решения более важных и актуальных задач.

Трудности при переходе на КЭДО

1
Высокая стоимость организации инфраструктуры для подписания кадровых документов электронными подписями.
Тотальный переход на КЭДО требует применения в ряде подписаний квалифицированной электронной подписи, а значит, и последующего обслуживания соответствующей технологии. В 2021 г. обслуживание УКЭП стоило порядка 3 000 руб. в год. Однако уже сейчас можно снизить стоимость владения квалифицированной ЭП минимум в 3 раза, если использовать облачную подпись. Именно в этой части ждём развития законодательной базы в 2022 г., чтобы преодолеть эти барьеры.
С другой стороны, необязательно всем сотрудникам использовать усиленную электронную подпись. Для заверения большинства документов вполне достаточно простых или неквалифицированных электронных подписей (ПЭП, НЭП).
2
Незнание нормативной базы.
Среди специалистов по кадровому документообороту пока не изжил себя страх перевода процессов в «цифру». Страшно, что суд не примет электронные документы в случае разбирательств, а значит лучше всё дублировать или продолжать вести на бумаге. Трудовая инспекция оштрафует за перевод в КЭДО ряда документов. Однако из отчёта компании Deloitte следовало, что ещё до 2021 г. (принятия нового закона) в 67 % случаев суды и контролирующие органы принимали документы в электронном виде в качестве доказательств. Также даже ранее 75 % документов кадрового учёта можно без какого-либо риска переводить в ЭДО.
3
Сложность и трудоёмкость оцифровки текущего архива.
Упростить работу позволит современное оборудование, которое одновременно сканирует, распознаёт и автоматически загружает данные из документов в систему.
4
Сложность оцифровки процессов.
Перевод процессов в новую систему – это проект. Кто-то оценит такую задачу как вызов и возможность профессионального роста, а кто-то начнёт прокрастинировать и оттягивать решение, ссылаться на отсутствие времени, опыта.
Будьте в центре HR-трендов! Чтобы не пропустить открытые уроки с топовыми
HR-экспертами, подпишитесь на наш календарь ↓
Мы внутри компании «ДоксВижн» прошли определённый проект и процесс оцифровки кадровых процессов. На основе этого опыта хочу дать следующие рекомендации.

Подготовка к использованию ЭДО в кадровом учёте

Описать текущие рабочие процессы и сопровождающие документы.
Сопоставить список кадровых документов организации с тем, который можно оцифровать с учётом требований законодательства.
Оптимизировать текущие процессы кадрового учёта. Отказаться от дублирования в документах.
Выбрать платформу, которая позволит автоматизировать кадровое делопроизводство в организации. Дорогу осилит идущий и заинтересованный.
Подготовить внутренние нормативные документы для перехода предприятия на КЭДО.
Переход на кадровый электронный документооборот – это проект, который потребует усилий и внимания. Это затраты и увеличение плотности работы для службы персонала. Однако это и новые возможности в оптимизации процессов, повышении производительности, организации взаимодействия с удалёнными, иногородними сотрудниками и начало более творческой работы.
Мнение автора может не совпадать с мнением редакции. Мы публикуем разные точки зрения.

онлайн-курс
«Трудовое право для HR»
Изучите в сжатые сроки тонкие места трудового законодательства, узнайте, как решать трудовые споры и уберечь компанию от возможных рисков
Читайте больше интересных материалов в нашем блоге: