Кадровый электронный документооборот: плюсы, минусы, итоги

Мария Столовая

Менеджер по персоналу, компания «ДоксВижн»

Федеральный закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», принятый в конце 2021 г., легализовал безбумажный кадровый электронный документооборот (КЭДО). Однако, по-прежнему каждая организация самостоятельно решает переводить кадровые процессы в «цифру» или нет.

Первые ласточки – компании, которые оцифровали часть кадровых процессов самостоятельно или в рамках 2-годичного «эксперимента по использованию электронного кадрового документооборота», - вовсю делятся положительными результатами и опытом. В их числе и компания «ДоксВижн», разработчик платформы для автоматизации внутреннего документооборота Docsvision. Справедливости ради отметим: компании переводили в электронный вид процессы, «безопасные» с точки зрения права и отнимающие ресурсы на коммуникацию – согласование графика отпусков, оформление командировок и отпусков.

Организационно-структурные причины перехода на КЭДО

Причины не уникальны для каждой компании, в отличие от внутренней кухни. Здесь я описываю опыт компании «ДоксВижн», но он может быть перенесён и на другие организации.

Распределённая структура организации.

Преобладание молодых сотрудников в компании, которые не отличаются перфекционизмом по отношению к кадровым процедурам. Бумажные документы выглядят для них архаизмом, от которого нужно уходить.

3 формы работы: офис, удалёнка и гибридная.

Требования в рамках группы компаний и высокие стандарты в области качества.

Автоматизация даже части кадровых процессов потребовала от нас подготовительной работы:

Мы провели ревизию процессов и документов, которые у нас есть в области управления кадрами. Наша цель была – отказаться от дублей и по возможности упростить процесс.

Мы проверили безопасность перевода кадрового процесса в электронный вид с точки зрения нормативной и правовой базы. Наша цель – защитить интересы компании и сотрудников в случае судебных споров.

Перевод процесса в цифровое пространство.

Ранее я уже описывала более подробно наш опыт перехода на КЭДО.

Узнайте, какие изменения произошли в ТК РФ и как с ними работать

узнать подробнее

Плюсы КЭДО

Упрощение контроля стадий процессов

Автоматизация любого процесса делает его прозрачным. Руководитель HR-службы или отдельный сотрудник может посмотреть в системе, на какой стадии, на ком застопорился процесс. Плюс сама система может отправлять уведомления о новой или напоминать о поставленной задаче, если сотрудник не сделал это самостоятельно.
В нашей компании перевод процесса по планированию и оформлению отпусков снизил нагрузку на сотрудников кадровой службы в плане коммуникации с сотрудниками. Больше не надо отмечать в личных excel, кто прислал свой график, а кому ещё надо отметить. Нет необходимости напоминать сотрудникам о предстоящем отпуске. Всю эту коммуникацию система забирает на себя.
Экономия времени при работе с кадровыми документами

Система для кадрового электронного документооборота позволяет автоматически формировать документы на основе ранее созданных шаблонов, занесённых в систему, а также справочника сотрудников. В этом справочнике может содержаться максимально полная информация – не только имя и должность, но и паспортные данные, контакты и адреса. Например, у наших коллег и клиентов компании «Газпром добыча Краснодар» автоматизирован процесс согласования приёма нового сотрудника на работу и последующий процесс перевода на новую должность. Когда все ответственные сотрудники компании подтверждают новое назначение, то система автоматически формирует соответствующий приказ.
Снижение вероятности ошибки

Например, в компании «ДоксВижн» в результате перевода в цифровое пространство процесса по оформлению командировок наши сотрудники стали меньше ошибаться в датах или других детальных данных. Когда сотрудник указывает даты командировки без учёта дороги, а подгруженные билеты помогают системе правильно оформить приказ на основе всех данных. Не нужно дополнительно связываться с коллегами, чтобы уточнить даты.
Высвобождение дополнительного времени и возможностей для решения более важных и актуальных задач.

Трудности при переходе на КЭДО

Высокая стоимость организации инфраструктуры для подписания кадровых документов электронными подписями.
Тотальный переход на КЭДО требует применения в ряде подписаний квалифицированной электронной подписи, а значит, и последующего обслуживания соответствующей технологии. В 2021 г. обслуживание УКЭП стоило порядка 3 000 руб. в год. Однако уже сейчас можно снизить стоимость владения квалифицированной ЭП минимум в 3 раза, если использовать облачную подпись. Именно в этой части ждём развития законодательной базы в 2022 г., чтобы преодолеть эти барьеры.
С другой стороны, необязательно всем сотрудникам использовать усиленную электронную подпись. Для заверения большинства документов вполне достаточно простых или неквалифицированных электронных подписей (ПЭП, НЭП).

Незнание нормативной базы.
Среди специалистов по кадровому документообороту пока не изжил себя страх перевода процессов в «цифру». Страшно, что суд не примет электронные документы в случае разбирательств, а значит лучше всё дублировать или продолжать вести на бумаге. Трудовая инспекция оштрафует за перевод в КЭДО ряда документов. Однако из отчёта компании Deloitte следовало, что ещё до 2021 г. (принятия нового закона) в 67 % случаев суды и контролирующие органы принимали документы в электронном виде в качестве доказательств. Также даже ранее 75 % документов кадрового учёта можно без какого-либо риска переводить в ЭДО.

Сложность и трудоёмкость оцифровки текущего архива.
Упростить работу позволит современное оборудование, которое одновременно сканирует, распознаёт и автоматически загружает данные из документов в систему.

Сложность оцифровки процессов.
Перевод процессов в новую систему – это проект. Кто-то оценит такую задачу как вызов и возможность профессионального роста, а кто-то начнёт прокрастинировать и оттягивать решение, ссылаться на отсутствие времени, опыта.

Будьте в центре HR-трендов! Чтобы не пропустить открытые уроки с топовыми
HR-экспертами, подпишитесь на наш календарь ↓

Мы внутри компании «ДоксВижн» прошли определённый проект и процесс оцифровки кадровых процессов. На основе этого опыта хочу дать следующие рекомендации.

Подготовка к использованию ЭДО в кадровом учёте

Описать текущие рабочие процессы и сопровождающие документы.

Сопоставить список кадровых документов организации с тем, который можно оцифровать с учётом требований законодательства.

Оптимизировать текущие процессы кадрового учёта. Отказаться от дублирования в документах.

Выбрать платформу, которая позволит автоматизировать кадровое делопроизводство в организации. Дорогу осилит идущий и заинтересованный.

Подготовить внутренние нормативные документы для перехода предприятия на КЭДО.

Переход на кадровый электронный документооборот – это проект, который потребует усилий и внимания. Это затраты и увеличение плотности работы для службы персонала. Однако это и новые возможности в оптимизации процессов, повышении производительности, организации взаимодействия с удалёнными, иногородними сотрудниками и начало более творческой работы.