Фасилитация в компании: виды, методы, этапы и примеры

Фасилитация – это метод управления, обладающий одной отличительной чертой – не директивность. В переводе с английского facilitate означает «содействовать, облегчать, упрощать, помогать».

Фасилитация позволяет проводить структурированные встречи, стимулируя каждого участника к конструктивной дискуссии, избегая разговора на посторонние темы. А это позволит наиболее эффективно использовать рабочее время встречи для решения задачи, стоящей перед организацией. Фасилитация также помогает развивать и мотивировать команду на совместную работу, вовлекая сотрудников в участие в совместном решении вопросов компании.

Фасилитация используется для организации группового взаимодействия, в том числе и при проведении тренингов, стратегических сессий и т.п. Отличие фасилитатора по сравнению с другими ролями (тренер, ментор и т.п.) заключается в том, что он не обучает персонал, не дает заданий на выполнение, не передает знания. Задачи, стоящие перед фасилитатором, заключаются в следующем:

Фасилитатор смотрит на ситуацию и участников процесса со стороны, не принимая активного участия в происходящем, а только направляя ход дискуссии и помогая участникам самостоятельно выявить проблему и прийти к общему решению.

Фасилитативная дискуссия отличается от других видов дискуссий тем, что каждый участник обсуждения принимает активное участие в процессе. Мнения каждого сотрудника учитываются при формировании единого решения. Также каждый участник дискуссии понимают, что несет совместную ответственность за принятое решение.

Фасилитационные сессии представляют собой сессии, подготовленные по плану и имеющие определенную структуру, построенную на конкретных этапах (шагах). Это помогает группе поэтапно и комфортно продвигаться в решении поставленной задачи.

1 этап: открытие сессии.
На этапе открытия фасилитатор знакомит участников сессии с целями проведения и правилами мероприятия, создает комфортную среду, подготавливая команду к групповому взаимодействию. Каждый член сессии понимает для чего проводится сессии и каким будет результат.
Фасилитатор отслеживает, чтобы каждый участник понимал правила и вопросы, которые будут обсуждаться, а также тему дискуссии.
Для создания эффекта защищенности, а также с целью мотивации и подчеркивания важности мнения каждого участника фасилитатор открывает сессию с помощью общих вопросов, дав возможность каждому высказать личное мнение.

Также фасилитатор объясняет правила проведения сессии, рассказывает об этапах, которые предстоит пройти, обозначить собственную роль как участника и проговорить значимость встречи для решения задач, стоящих перед организацией, в том числе детально остановиться на том, как решение вопроса повлияет на рабочие процессы.

2 этап: генерация идей
На данном этапе фасилитатор с помощью наводящих вопросов вовлекает группу в дискуссию. Особое внимание обращает на то, чтобы все участники были вовлечены в обсуждение, а также на то, чтобы соблюдались изначальные договоренности (правила).

3 этап: оценка и выбор единого решения
Фасилитатор вовлекает участников к обсуждению решений и принятию наиболее подходящего для конкретной ситуации. Мнение каждого участника принимается во внимание и заносится в протокол для фиксации результата.

4 этап: выработка плана по внедрения принятого решения
Фасилитатор стимулирует участников к систематизации информации и подготовке плана для дальнейшего внедрения принятого решения в работу. Участники сессии совместно определяют план: вид работ, срок, необходимые ресурсы и т.п. Также согласовывают показатели (индикаторы) для оценки результатов, по которому определяется корректность решения. Четвертый этап считается завершенным, когда план проработан по каждому пункту и принят участниками совместно.

5 этап: завершение сессии
На пятом этапе фасилитатор просит каждого члена сессии высказаться на предложенный вопрос, например, «Что вы чувствуете после завершения сессии?», «С какими мыслями вы уходите?» и т.п.

Одним из универсальных методов фасилитации является метод ОРИП (метод фокусированной беседы). Данный метод использует понятный для всех людей способ, основанный на универсальном восприятии мира и происходящего. Благодаря использованию ОРИП у участников сессии формируется единый понятийный ряд, что позволяет выработать понимание актуальности и важности для всех поставленных задач: какие решения принять, для чего это стоит сделать, какие действия предпринять, какими ресурсами располагаем, какие сроки можем себе поставить и т.п.

Существуют и другие методы фасилитации: метод ранжирования, метод SWOT-анализа, диаграмма Исикавы, Mind-maps, анализ поля сил Курта Левина, метод «Важное и главное», Brainstorming, World cafe, Модерационные карты, Work Out и т.п.

Фасилитация является эффективным методом групповой работы, которую можно использовать и применять при проведении совещаний, переговоров, рабочих встреч и т.п. Главным итогом подобных встреч в формате фасилитации будет являться получение решения, приемлемого и поддерживаемого всеми участниками обсуждения

В ряде организаций, в которых применяют фасилитацию для проведения групповых дискуссий, совещений, рабочих встреч приглашают на работу постоянного фасилитатора или обучают своих сотрудников, способных выполнять данную функцию.

Корпоративный фасилитатор поможет повысить уровень совещений и рабочих встреч от формата «обсуждение темы без принятия решения» или «принятие решения группой сотрудников без учета мнения других» к формату эффективных встреч, по результатам которых будет получено лучшее решение, услышаны и учтены мнения каждого участника, проанализированы возможные риски. Также использование фасилитации позволит замотивировать сотрудников и улучшить групповую динамику.

В обычной работе методы фасилитации успешно применяются в организациях в решении сложных вопросов таких как:

• отсутствие новых идей;
• слабое включение всех членов команды для решения задач;
• проблемы с групповой динамикой;
• снижение мотивации членами команды;
• неэффективность проведения совещаний и т.п.