9 вариантов тайм-менеджмента: выбирайте свой

Все мы планируем свой день, но кто-то успевает подбить задачи к вечеру, а кто-то нет. И часто причина срыва дедлайнов — не в отсутствии внутренней дисциплины, а в том, что выбранный метод управления временем вам попросту не подходит.

О тайм-менеджменте написано много. В этой статье мы разберём известные методики, среди которых каждый сможет найти самый подходящий способ всё успевать как в работе, так и в личной жизни.

Итак, начнём.

Кому, как не пиарщику и журналисту, дорога каждая минута. И неудивительно, что именно Айви Ли принёс нам не только PR как направление, но и особый принцип приоритезации задач.

Его суть — в реальной оценке своих сил и времени. Понятно, что за сутки всего не успеть, а вот решить 6 задач — вполне достижимо.

Каждый день вы определяете для себя 6 дел на завтра, располагая их в списке по степени важности: от самого значимого до менее приоритетного. И чётко соблюдаете эту последовательность.

Что-то недоделали — переносите задачу на завтра, добавляя к ней ещё пять (не шесть!).

Плюс метода — в его простоте и наглядности. Но если задачи поступают к вам хаотично, метод может не сработать на все 100%.

К тому же зачастую количество дел может быть и меньше, и больше, и шестёрка здесь — не какое-то магическое число.

Следующий способ планирования времени перекликается с методом Айви Ли. Он подходит для тех, кому не комфортно работать в режиме многозадачности.

Ок, тогда сокращайте количество дел до 9 и ранжируйте их по важности:

Хорошо для себя выработать следующее правило: мелкие задачи можно перенести на завтра, а вот самую важную и три средних — нет.

Помидорки в студию. Принцип техники такой: 25 минут усиленно работаем, затем 5 минут отдыха.

После каждых четырёх «забегов» по 25 минут — длинный перерыв 20−25 минут. Так, чередуя работу и отдых, вы избегаете переутомления.

Аппетитное название Pomodoro объясняется просто — Франческо Чирилло, предложивший нам этот метод, пользовался кухонным таймером в виде помидора.

Основан на сортировке дел в зависимости от их весомости. И каждой задаче на день вы ставите свой балл важности.

К этому методу тяготеют те, для кого были важны пятёрки в школе, — у таких людей уже закреплена мотивация «зарабатывать» как можно больше баллов за день.

Метод Дэвида Аллена, американского эксперта по тайм-менеджменту. Он считает, что не нужно разделять задачи на важные и нет, — нужно выполнять их все.

Сначала вы фиксируете абсолютно все задачи в тематических списках. Обязательно моментально записывайте поступающие дела, чтобы не забыть.

Затем декомпозируйте задачи с максимальной детализацией этапов.

Чем подробней вы прописали подзадачи, тем понятней порядок действий и время на их выполнение. И важно для каждой их них установить дедлайн — запланированную дату и время готовности.

«Лягушка» в тайм-менеджменте от Брайана Трейси — дело, которое по каким-то причинам для вас трудозатратное, сложное или неприятное. И, преодолевая внутреннее сопротивление, его нужно выполнить как можно скорее, чтобы сбросить с себя груз и забыть о нём.

Метод работает не всегда: большинство при получении коварной задачи во второй половине дня перенесёт «лягушку» на потом. Также многим перед выполнением сложного дела необходима обстоятельная подготовка.

В планировании важно оставлять себе «воздух" — время, которое остаётся свободным для непредвиденных дел. Поэтому вы ориентируетесь на то, что у вас есть только 60% дня, а в оставшиеся 40% времени берётесь за новые вводные. Или не берётесь.

Выстройте необходимые задачи по уровню прилагаемых для их выполнения энергетических усилий. После этого проанализируйте, как ведёт себя ваша продуктивность в течение дня.

Например, сегодня вам нужно внести данные в Excel, подготовиться к совещанию и отправить отчёт. Пик работоспособности у вас приходится на 9 утра и 3 часа дня, а с 12 до 14 наступает полный упадок сил.

Значит, нужно перенести задачи, требующие максимальных усилий, на 9 утра и 3 часа дня. Пусть это будет подготовка отчёта и доклада для совещания. А в обед можно спокойно заполнить таблицу.

Распределяем задачи по 4 категориям:

Наиболее эффективно спланировать своё время можете только вы сами, зная свои сильные стороны и зоны развития, свой ритм жизни. Пригодится и умение выделять важное из всего остального.

И ещё: важно формулировать свои цели чётко. Когда формулировка размытая, то это больше желание, чем конкретное дело: хочу знать английский язык, много путешествовать, сменить профессиональную сферу и т. д.

А вот записаться на курсы английского языка на следующей неделе, поехать в желаемую страну в таком-то месяце или пройти обучение по новой желаемой специальности в МГУ в течение ближайшего года — уже больше походит на реальную цель.

Если говорить про свой личный опыт, то вводить тайм-менеджмент в систему для меня было поначалу непросто. Но уже через месяц, когда я увидела ощутимый результат, планирование стало моей постоянной практикой.

Я планирую все дела, как рабочие, так и личные, в своём онлайн-календаре.
Цветом отмечаю разные категории дел:

• фиолетовый — рабочие задачи
• розовый — саморазвитие
• жёлтый — время с семьёй, друзьями
• зелёный — здоровье и пр.

Такое выделение даёт возможность быстро оценить, нет ли перекосов в сферах моей жизни.

При этом я всегда помню про принцип Парето, который говорит о том, что 20% усилий даёт 80% результата, что мне очень помогает расставлять приоритеты. И никто не мешает вам изобрести свой личный способ тайм-менеджмента, на который будут ссылаться потомки)

Главное — чтобы он у вас был!

***
Дочитали статью до конца? Оцените полезность рекомендаций ↓↓↓