Курсы для HR, специалистов, руководителей и компаний
Курсы для HR, специалистов, руководителей и компаний
Блог
Как отменить планёрки:
7 правил эффективных
совещаний
7 правил эффективных
совещаний
Используйте на следующей рабочей встрече
Совещания — неотъемлемая часть нашей рабочей жизни. Но приходилось слышать, и не раз, что многие их не любят. Причины самые разные. Совещания — это долго, затянуто, пустая трата сил и времени, а главное, что после них всё равно ничего не меняется.
Компания National Statistics Council подсчитала, что на планёрки, летучки и отчётные встречи приходится 37% рабочего времени.
47% сотрудников считают, что частые совещания отнимают слишком много времени — больше, чем почта, мессенджеры и социальные сети.
47% сотрудников считают, что частые совещания отнимают слишком много времени — больше, чем почта, мессенджеры и социальные сети.
Однако знание всего нескольких правил проведения рабочих встреч помогут не только сделать их более эффективными и результативными, но и повысить производительность труда:
1
Принцип синергии.
Он работает, когда нужно в режиме мозгового штурма решить какую-то сложную нестандартную задачу либо по-новому взглянуть на путь решения какой-то, наоборот, стандартной ситуации, так как «одна голова хорошо, а две лучше». Во время группового обсуждения высказываются различные мнения, идеи, которые могут друг друга дополнять, — и в итоге будет найдено самое оптимальное решение.
Он работает, когда нужно в режиме мозгового штурма решить какую-то сложную нестандартную задачу либо по-новому взглянуть на путь решения какой-то, наоборот, стандартной ситуации, так как «одна голова хорошо, а две лучше». Во время группового обсуждения высказываются различные мнения, идеи, которые могут друг друга дополнять, — и в итоге будет найдено самое оптимальное решение.
2
Принцип сплочённости.
Что представляет собой идеальная команда? Это люди, доверяющие друг другу, одинаково видящие цель, умеющие работать сообща и стремящиеся к достижению успешных результатов. Такая команда не появляется из ниоткуда, её необходимо формировать. Помочь в этом могут еженедельные планёрки.
Что представляет собой идеальная команда? Это люди, доверяющие друг другу, одинаково видящие цель, умеющие работать сообща и стремящиеся к достижению успешных результатов. Такая команда не появляется из ниоткуда, её необходимо формировать. Помочь в этом могут еженедельные планёрки.
Хотите наладить продуктивное общение в компании? Забирайте книгу Эдгара Шейна «Слушать нельзя указывать» в подарок →
3
Принцип понятности.
Секрет эффективного совещание — чётко поставленные цели, прозрачные планы и задачи.
Например, будет ли кем-то решена нужная вам задача, если вы её не поручили? Вряд ли. При этом вы сами будете разочарованы, так как сформировали какие-то ожидания, в курсе которых только вы, но при этом никак их не озвучили.
Неизвестность — один из самых сильных демотиваторов. Сотрудники должны понимать необходимость выполнения работы, объём и желаемый результат. Это позволит снижать сопротивляемость персонала, быстрее принимать изменения и увеличивать работоспособность.
Секрет эффективного совещание — чётко поставленные цели, прозрачные планы и задачи.
Например, будет ли кем-то решена нужная вам задача, если вы её не поручили? Вряд ли. При этом вы сами будете разочарованы, так как сформировали какие-то ожидания, в курсе которых только вы, но при этом никак их не озвучили.
Неизвестность — один из самых сильных демотиваторов. Сотрудники должны понимать необходимость выполнения работы, объём и желаемый результат. Это позволит снижать сопротивляемость персонала, быстрее принимать изменения и увеличивать работоспособность.
Если в вашей организации любят подолгу совещаться, напомните коллективу о судьбе Yahoo!, где CEO Мариссы Майер проводила до 70 совещаний в неделю. Они не спасли бизнес — легендарную компанию в мае 2017 года купили Verizon Communications.
Как подготовиться к совещанию
Чтобы совещание было эффективным, к нему нужно заранее подготовиться. Составьте для себя план вопросов перед тем, как проводить совещание, и определите его необходимость:
- Как должна измениться работа участников после встречи?
- Какие результаты должны быть достигнуты?
- Возможно ли решить вопрос или проблему другим способом?
Когда без совещания не обойтись — начните с подготовки.
Вот основные этапы, без которых перед встречей не обойтись:
Вот основные этапы, без которых перед встречей не обойтись:
- Определите тему, цель и ожидаемый результат.Если цели нет, то её невозможно достичь. Наилучший вариант — это цель по smart, определяющая результат. Аббревиатура smart расшифровывается как specific (конкретная), measurable (измеримая), achievable (достижимая), relevant (значимая) и time-bound (ограниченная во времени). Например, не «Обсудить проект», а «Решить, кто ответственный за выполнение проекта и какой срок выполнения». Правильно поставленная цель — 90% успеха.
- Составьте план (agenda) совещания.Разошлите его участникам за несколько дней до проведения совещания. Обычно 3−5 пунктов плана достаточно, чтобы обеспечить общее понимание того, что будет происходить. На личном опыте, не каждый руководитель примет встречу, если вы чётко не обозначите её цель. Ведь сегодня время — один из значимых ресурсов человека, поэтому должно быть понимание, куда вы его тратите.
- Определите формат совещания и участников.Пригласите только тех людей, которые нужны вам для достижения поставленных целей. Обязательно назначьте ведущего, который будет следить за регламентом совещания, чтобы вы всё успели обсудить.
- Определите регламент совещания.Необходимо чётко определить время начала и завершения, а также очерёдность решаемых вопросов. Рекомендуется проводить совещания в первой половине дня, так как в это время наиболее высока продуктивность сотрудников.
Продолжительность совещания зависит от его повестки. Оптимальное время проведения — от 30 минут до 1,5 часов. Установите чёткие временные границы для вводной части и обсуждения запланированных вопросов.
Совещаться дольше 60 минут тяжело. Теряется концентрация внимания, снижается эффективность. Если вопросов много и вы не уложились в 1 час, то имеет смысл назначить ещё одну встречу, чтобы дообсуждать то, что не успели.
- Подготовьте необходимые материалы.Заранее соберите необходимые документы и материалы, касающиеся тематики совещания, и разошлите их всем участникам. Во время встречи дайте возможность высказаться каждому участнику.
- Ведите протокол.Не забывайте фиксировать все принятые решения и договорённости. Протокол — полезный документ, который закрепляет результаты (задачи, ответственные, сроки) и уберегает от разночтений.
- Общее оповещение.Обязательно сделайте рассылку протокола участникам встречи, чтобы они всегда могли вернуться к нему для уточнения информации. Это добавит ответственности сотрудникам и поможет в дальнейшем контролировать выполнение поставленных задач.
Общайтесь только продуктивно — забирайте книгу Эдгара Шейна «Слушать нельзя указывать» в подарок →
Грамотно организованные совещания — это один из основных факторов успеха не только в работе, но и в плане эмоциональной связи между сотрудниками. Сделайте так, чтобы каждая встреча коллектива приносила только пользу!
Дочитали статью до конца?
Оцените полезность рекомендаций ↓↓↓
Оцените полезность рекомендаций ↓↓↓
Уважаемые читатели: полное или частичное копирование материалов сайта возможно только при указании ссылки на источник.
Просим уважительно относится к труду наших авторов.
Просим уважительно относится к труду наших авторов.
Error get alias